Datenschutzerklärung

Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als "Daten" bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als "Onlineangebot").

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Stand: 18. September 2026 (Version D-1.3)

Inhaltsübersicht

• Präambel
• Verantwortlicher
• Übersicht der Verarbeitungen
• Maßgebliche Rechtsgrundlagen
• Sicherheitsmaßnahmen
• Übermittlung von personenbezogenen Daten
• Internationale Datentransfers
• Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung
• Rechte der betroffenen Personen
• Geschäftliche Leistungen
• Geschäftsprozesse und -verfahren
• Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte Anbieter und Services
• Zahlungsverfahren
• Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting
• Einsatz von Cookies
• Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto
• Kontakt- und Anfrageverwaltung
• Kommunikation via Messenger
• Präsenzen in sozialen Netzwerken (Social Media)
• Management, Organisation und Hilfswerkzeuge
• Änderung und Aktualisierung
• Begriffsdefinitionen

Verantwortlicher

Daniël, Bonnema
c/o POSTFLEX PFX-606-638 Emsdettener Straße 10
48268, Greven, Deutschland

Vertretungsberechtigte Personen: Daniël Bonnema

E-Mail-Adresse: info@nutritiongnome.com

Impressum: https://nutritiongnome.com/impressum/

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten.
• Zahlungsdaten.
• Kontaktdaten.
• Inhaltsdaten.
• Vertragsdaten.
• Nutzungsdaten.
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
• Protokolldaten.

Besondere Kategorien von Daten

• Gesundheitsdaten.

Kategorien betroffener Personen

• Leistungsempfänger und Auftraggeber.
• Interessenten.
• Kommunikationspartner.
• Nutzer.
• Geschäfts- und Vertragspartner.
• Dritte Personen.
• Kunden.

Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Kommunikation.
• Sicherheitsmaßnahmen.
• Büro- und Organisationsverfahren.
• Organisations- und Verwaltungsverfahren.
• Feedback.
• Marketing.
• Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Informationstechnische Infrastruktur.
• Finanz- und Zahlungsmanagement.
• Öffentlichkeitsarbeit.
• Absatzförderung.
• Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Reichweitenmessung.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO) - Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen spezifischen Zweck oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) - die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, vorausgesetzt, dass die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten verlangen, nicht überwiegen.
• Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO) - Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.

Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft, zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer zur Anwendung gelangen.

Hinweis auf Geltung DSGVO und Schweizer DSG: Diese Datenschutzhinweise dienen sowohl der Informationserteilung nach dem Schweizer DSG als auch nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Aus diesem Grund bitten wir Sie zu beachten, dass aufgrund der breiteren räumlichen Anwendung und Verständlichkeit die Begriffe der DSGVO verwendet werden. Insbesondere statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung" von „Personendaten", "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten" werden die in der DSGVO verwendeten Begriffe „Verarbeitung" von „personenbezogenen Daten" sowie "berechtigtes Interesse" und "besondere Kategorien von Daten" verwendet. Die gesetzliche Bedeutung der Begriffe wird jedoch im Rahmen der Geltung des Schweizer DSG weiterhin nach dem Schweizer DSG bestimmt.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Secure Sockets Layer (SSL) und Transport Layer Security (TLS) sind die Eckpfeiler der sicheren Datenübertragung im Internet. Diese Technologien verschlüsseln die Informationen, die zwischen der Website oder App und dem Browser des Nutzers (oder zwischen zwei Servern) übertragen werden, wodurch die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. TLS, als die weiterentwickelte und sicherere Version von SSL, gewährleistet, dass alle Datenübertragungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert. Dies dient als ein Indikator für die Nutzer, dass ihre Daten sicher und verschlüsselt übertragen werden.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt beziehungsweise ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z. B. mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister gehören oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Website eingebunden sind. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer Daten ab.

Internationale Datentransfers

Datenverarbeitung in Drittländern: Sofern wir Daten in ein Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) übermitteln oder dies im Rahmen der Nutzung von Diensten Dritter oder der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an andere Personen, Stellen oder Unternehmen geschieht (was erkennbar wird anhand der Postadresse des jeweiligen Anbieters oder wenn in der Datenschutzerklärung ausdrücklich auf den Datentransfer in Drittländer hingewiesen wird), erfolgt dies stets im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns vorrangig auf das Data Privacy Framework (DPF), welches durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 als sicherer Rechtsrahmen anerkannt wurde. Zusätzlich haben wir mit den jeweiligen Anbietern Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die den Vorgaben der EU-Kommission entsprechen und vertragliche Verpflichtungen zum Schutz Ihrer Daten festlegen.

Diese zweifache Absicherung gewährleistet einen umfassenden Schutz Ihrer Daten: Das DPF bildet die primäre Schutzebene, während die Standardvertragsklauseln als zusätzliche Sicherheit dienen. Sollten sich Änderungen im Rahmen des DPF ergeben, greifen die Standardvertragsklauseln als zuverlässige Rückfalloption ein. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten auch bei etwaigen politischen oder rechtlichen Veränderungen stets angemessen geschützt bleiben.

Bei den einzelnen Diensteanbietern informieren wir Sie darüber, ob sie nach dem DPF zertifiziert sind und ob Standardvertragsklauseln vorliegen. Weitere Informationen zum DPF und eine Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie auf der Website des US-Handelsministeriums unter https://www.dataprivacyframework.gov/ (in englischer Sprache).

Für Datenübermittlungen in andere Drittländer gelten entsprechende Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere Standardvertragsklauseln, ausdrückliche Einwilligungen oder gesetzlich erforderliche Übermittlungen. Informationen zu Drittlandtransfers und geltenden Angemessenheitsbeschlüssen können Sie dem Informationsangebot der EU-Kommission entnehmen: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_en?prefLang=de.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung oder Archivierung der Daten erfordern.

Insbesondere müssen Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung notwendig ist zur Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen, entsprechend archiviert werden.

Unsere Datenschutzhinweise enthalten zusätzliche Informationen zur Aufbewahrung und Löschung von Daten, die speziell für bestimmte Verarbeitungsprozesse gelten.

Bei mehreren Angaben zur Aufbewahrungsdauer oder Löschungsfristen eines Datums, ist stets die längste Frist maßgeblich. Daten, die nicht mehr für den ursprünglich vorgesehenen Zweck, sondern aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder anderer Gründe aufbewahrt werden, verarbeiten wir ausschließlich zu den Gründen, die ihre Aufbewahrung rechtfertigen.

Aufbewahrung und Löschung von Daten: Die folgenden allgemeinen Fristen gelten für die Aufbewahrung und Archivierung nach deutschem Recht:

• 10 Jahre - Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 4 HGB).
• 8 Jahre - Buchungsbelege, wie z. B. Rechnungen und Kostenbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und 4a i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 UStG sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB).
• 6 Jahre - Übrige Geschäftsunterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 i.V.m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 i.V.m. Abs. 4 HGB).
• 3 Jahre - Daten, die erforderlich sind, um potenzielle Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche oder ähnliche vertragliche Ansprüche und Rechte zu berücksichtigen sowie damit verbundene Anfragen zu bearbeiten, basierend auf früheren Geschäftserfahrungen und üblichen Branchenpraktiken, werden für die Dauer der regulären gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gespeichert (§§ 195, 199 BGB).

Fristbeginn mit Ablauf des Jahres: Beginnt eine Frist nicht ausdrücklich zu einem bestimmten Datum und beträgt sie mindestens ein Jahr, so startet sie automatisch am Ende des Kalenderjahres, in dem das fristauslösende Ereignis eingetreten ist. Im Fall laufender Vertragsverhältnisse, in deren Rahmen Daten gespeichert werden, ist das fristauslösende Ereignis der Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung oder sonstige Beendigung des Rechtsverhältnisses.

Rechte der betroffenen Personen

Rechte der betroffenen Personen aus der DSGVO: Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
• Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Beschwerde kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingelegt werden.

Geschäftliche Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Vertrags- und Geschäftspartner, etwa Kunden, Auftraggeber, Interessenten, Lieferanten und sonstige Kooperationspartner (zusammenfassend „Vertragspartner"), zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen sowie vergleichbaren Rechtsverhältnissen. Dies umfasst auch vorvertragliche Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, sowie die Kommunikation im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vertragsverhältnis.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Erfüllung unserer vertraglichen Haupt- und Nebenpflichten. Hierzu zählen die Erbringung der vereinbarten Leistungen, etwaige Aktualisierungs- und Informationspflichten, die Bearbeitung von Gewährleistungs- und sonstigen Leistungsstörungen, die Abwicklung von Widerrufen, Kündigungen von Dauerschuldverhältnissen, Rückabwicklungen, Erstattungen sowie die Bearbeitung sonstiger vertragsbezogener Erklärungen und Anfragen. Erfasst sind sowohl einmalige Verträge als auch fortlaufende Vertragsbeziehungen.

Verarbeitet werden insbesondere Stammdaten wie Name, Anschrift und ggf. Firma, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Vertrags- und Leistungsdaten wie Vertragsgegenstand, Vertragslaufzeit, Bestell- oder Vorgangsnummer, Nutzungs- und Leistungsdaten, Zahlungs- und Abrechnungsdaten sowie Kommunikationsinhalte und -historien. Soweit erforderlich, verarbeiten wir auch Daten, die uns im Rahmen der Durchführung eines Auftrags offengelegt oder übermittelt werden.

Darüber hinaus verarbeiten wir die Daten zur Wahrung unserer Rechte sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Dies umfasst insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Dokumentationspflichten sowie gegebenenfalls Nachweis- und Rechenschaftspflichten. Zudem erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung, internen Verwaltung, Risikosteuerung und IT-Sicherheit sowie am Schutz unseres Geschäftsbetriebs und unserer Vertragspartner vor Missbrauch, Gefährdung von Daten, Geheimnissen und sonstigen Rechtsgütern. Hierzu kann auch die Einbindung externer Dienstleister wie IT- und Telekommunikationsanbieter, Transport- und Logistikunternehmen, Zahlungsdienstleister, Banken, Steuer- und Rechtsberater oder sonstige Erfüllungsgehilfen gehören, soweit dies für die Vertragsdurchführung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Über darüberhinausgehende Verarbeitungen, insbesondere zu Marketingzwecken, informieren wir gesondert im Rahmen dieser Datenschutzerklärung.

Welche Daten im Einzelfall erforderlich sind, teilen wir den Vertragspartnern im Rahmen der Datenerhebung mit, etwa in Onlineformularen durch entsprechende Kennzeichnung oder im persönlichen Kontakt.

Die Löschung der Daten erfolgt, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, können eine längere Speicherung erfordern. Daten, die im Rahmen eines konkreten Auftrags übermittelt wurden, löschen wir nach Abschluss des Auftrags und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen, sofern keine weiteren gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen zur Speicherung bestehen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des jeweiligen Vertragsverhältnisses sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt wird, erfolgt sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen und effizienten Geschäftsorganisation, der internen Verwaltung und Dokumentation von Geschäftsvorgängen, der Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Sicherstellung der IT- und Datensicherheit, der Verhinderung von Missbrauch und Betrug sowie der wirtschaftlichen Steuerung und Weiterentwicklung unseres Geschäftsbetriebs. Diese Interessen bestehen insbesondere in der Gewährleistung eines sicheren und rechtssicheren Geschäftsbetriebs sowie in der Wahrung unserer unternehmerischen Handlungsfähigkeit.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern). Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie). Gesundheitsdaten (z. B. Ernährungs- und Biometriedaten). Inhaltsdaten (z. B. im Rahmen des Coachings übermittelte Inhalte und Kommunikation).
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Gesundheitsdaten.
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten. Geschäfts- und Vertragspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Kommunikation; Büro- und Organisationsverfahren; Organisations- und Verwaltungsverfahren. Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Coaching: Wir verarbeiten die Daten unserer Klienten sowie Interessenten und anderer Auftraggeber oder Vertragspartner (einheitlich bezeichnet als "Klienten"), um ihnen gegenüber unsere Leistungen erbringen zu können. Zu den Verfahren, die im Rahmen und zu Zwecken des Coachings durchgeführt werden, zählen: Kontaktaufnahme und Kommunikation mit den Klienten, Bedarfsanalyse zur Bestimmung geeigneter Coaching-Maßnahmen, Planung und Durchführung von Coaching-Sitzungen, Dokumentation der Coaching-Fortschritte, Erfassung und Verwaltung klientspezifischer Informationen und Daten, Terminplanung und -organisation, Bereitstellung von Coaching-Materialien und -ressourcen, Abrechnung und Zahlungsverwaltung, Nachbereitung und Nachbereitung von Coaching-Sitzungen, Qualitätssicherungs- und Feedback-Prozesse. Unsere Coaching-Leistungen erbringen wir überwiegend asynchron: Klienten reichen ihre Daten und Check-ins ein, wir werten sie aus und antworten mit Video-Reviews und schriftlichem Feedback.
  Die verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang, der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertrags- und Klientenverhältnis.
  Sofern es für unsere Vertragserfüllung, zum Schutz lebenswichtiger Interessen oder gesetzlich erforderlich ist, bzw. eine Einwilligung der Klienten vorliegt, offenbaren oder übermitteln wir die Daten der Klienten unter Beachtung der berufsrechtlichen Vorgaben an Dritte oder Beauftragte, wie z. B. Behörden, Abrechnungsstellen sowie im Bereich der IT, der Büro- oder vergleichbarer Dienstleistungen; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).
• Ernährungsberatung: Wir verarbeiten die Daten unserer Klienten, um ihnen gegenüber unsere Beratungsleistungen im Bereich Ernährung erbringen und sie abrechnen zu können. Die verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang, der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis und werden den Klienten rechtzeitig mitgeteilt. Im Zuge unserer Tätigkeit verarbeiten wir Informationen zur Gesundheit unserer Klienten als besondere Kategorien personenbezogener Daten.; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Geschäftsprozesse und -verfahren

Personenbezogene Daten von Leistungsempfängern und Auftraggebern, darunter Kunden, Klienten oder in speziellen Fällen Mandanten, Patienten oder Geschäftspartner sowie weitere Dritte, werden im Rahmen vertraglicher sowie vergleichbarer Rechtsverhältnisse und vorvertraglicher Maßnahmen wie der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen verarbeitet. Diese Datenverarbeitung unterstützt und erleichtert betriebswirtschaftliche Abläufe in Bereichen wie Kundenmanagement, Vertrieb, Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Projektmanagement.

Die erfassten Daten dienen dazu, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen und betriebliche Prozesse effizient zu gestalten. Hierzu gehört die Abwicklung von Geschäftstransaktionen, das Management von Kundenbeziehungen, die Optimierung von Vertriebsstrategien sowie die Gewährleistung interner Rechnungs- und Finanzprozesse. Zusätzlich unterstützen die Daten die Wahrung der Rechte des Verantwortlichen und fördern Verwaltungsaufgaben sowie die Organisation des Unternehmens.

Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies zur Erfüllung der genannten Zwecke oder gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist. Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht. Dies umfasst auch Daten, die aufgrund von steuerrechtlichen und gesetzlichen Nachweispflichten länger gespeichert werden müssen.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie); Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins oder den Abruf von Daten oder Zugriffszeiten.); Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen). Gesundheitsdaten (z. B. Gewichtsverläufe, im Rahmen von Kundenstimmen nur mit Einwilligung).
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten; Kommunikationspartner; Geschäfts- und Vertragspartner; Dritte Personen; Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten). Kunden.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren; Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren; Kommunikation; Marketing; Absatzförderung; Öffentlichkeitsarbeit; Finanz- und Zahlungsmanagement. Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und Bereitstellung von Informationssystemen und technischen Geräten (Computer, Server etc.)).
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Kundenmanagement und Customer-Relationship-Management (CRM): Verfahren, die im Rahmen des Kundenmanagements und Customer-Relationship-Managements (CRM) erforderlich sind (z. B. Kundenakquisition unter Einhaltung der Datenschutzvorgaben, Maßnahmen zur Förderung von Kundenbindung und -loyalität, effektive Kundenkommunikation, Beschwerdemanagement und Kundenservice mit Berücksichtigung des Datenschutzes, Datenmanagement und -analyse zur Unterstützung der Kundenbeziehung, Verwaltung von CRM-Systemen, sichere Kontoverwaltung, Kundensegmentierung und Zielgruppenbildung); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Kontaktverwaltung und Kontaktpflege: Verfahren, die im Rahmen der Organisation, Pflege und Sicherung von Kontaktinformationen erforderlich sind (z. B. die Einrichtung und Wartung einer zentralen Kontaktdatenbank, regelmäßige Aktualisierungen der Kontaktinformationen, Überwachung der Datenintegrität, Implementierung von Datenschutzmaßnahmen, Sicherstellung der Zugriffskontrollen, Durchführung von Backups und Wiederherstellungen der Kontaktdaten, Schulung von Mitarbeitern im effektiven Umgang mit Kontaktmanagement-Software, regelmäßige Überprüfung der Kommunikationshistorie und Anpassung der Kontaktstrategien); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Allgemeiner Zahlungsverkehr: Verfahren, die bei der Durchführung von Zahlungsvorgängen, der Überwachung von Bankkonten und der Kontrolle von Zahlungsströmen erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von Überweisungen, Abwicklung des Lastschriftverkehrs, Kontrolle von Kontoauszügen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, Rücklastschriftmanagement, Kontenabstimmung, Cash-Management); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung: Verfahren, die bei der Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle von Geschäftsvorgängen im Bereich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen, Überwachung und Verwaltung von offenen Posten, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des Mahnwesens, Kontenabstimmung im Rahmen von Forderungen und Verbindlichkeiten, Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Finanzbuchhaltung und Steuern: Verfahren, die bei der Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von finanzrelevanten Geschäftsvorfällen sowie bei der Berechnung, Meldung und Zahlung von Steuern erforderlich sind (z. B. Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen, Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des Mahnwesens, Kontenabstimmung, steuerliche Beratung, Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen, Abwicklung des Steuerwesens); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Marketing, Werbung und Absatzförderung: Verfahren, die im Rahmen von Marketing, Werbung und Absatzförderung erforderlich sind (z. B. Marktanalyse und Zielgruppenbestimmung, Entwicklung von Marketingstrategien, Planung und Durchführung von Werbekampagnen, Gestaltung und Produktion von Werbematerialien, Online-Marketing einschließlich SEO und Social Media Kampagnen, Eventmarketing und Messebeteiligungen, Kundenbindungsprogramme, Verkaufsförderungsmaßnahmen, Performance-Messung und Optimierung der Marketingaktivitäten, Budgetverwaltung und Kostenkontrolle); Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Öffentlichkeitsarbeit: Verfahren, die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations erforderlich sind (z. B. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien, Planung und Durchführung von PR-Kampagnen, Erstellung und Verbreitung von Pressemitteilungen, Pflege von Medienkontakten, Monitoring und Analyse der Medienresonanz, Organisation von Pressekonferenzen und öffentlichen Veranstaltungen, Krisenkommunikation, Erstellung von Content für soziale Medien und Unternehmenswebseiten, Betreuung des Corporate Branding); Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Kundenstimmen und Erfolgsgeschichten (Testimonials): Mit ausdrücklicher Einwilligung der betreffenden Klienten veröffentlichen wir Kundenstimmen und Erfolgsgeschichten, etwa auf unserer Website und in unseren Social-Media-Präsenzen. Welche Angaben veröffentlicht werden, richtet sich ausschließlich nach der im Einzelfall erteilten Einwilligung: von einer rein textlichen Aussage ohne Namensnennung bis hin zu Name, Foto und Gewichtsverlauf. Soweit dabei Gesundheitsdaten (z. B. ein Gewichtsverlauf oder Angaben zum Ernährungscoaching) veröffentlicht werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung. Die Einwilligung ist freiwillig, hat keinen Einfluss auf die Coaching-Leistungen und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; nach einem Widerruf entfernen wir die betreffenden Inhalte aus den von uns kontrollierten Kanälen; Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO); Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte Anbieter und Services

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit nutzen wir unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zusätzliche Dienste, Plattformen, Schnittstellen oder Plug-ins von Drittanbietern (kurz "Dienste"). Deren Nutzung beruht auf unseren Interessen an einer ordnungsgemäßen, rechtmäßigen und wirtschaftlichen Führung unseres Geschäftsbetriebs und unserer internen Organisation.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung). Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie); Gesundheitsdaten (z. B. Ernährungs- und Biometriedaten). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten; Geschäfts- und Vertragspartner. Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren. Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Google Workspace: Cloudbasierte Anwendungssoftware (z. B. Text- und Tabellenbearbeitung, Termine- und Kontakteverwaltung), Cloudspeicher und Cloudinfrastrukturdienste. In Google Workspace speichern wir auch die im Rahmen des Ernährungscoachings entstehenden Unterlagen unserer Klienten, die Gesundheitsdaten enthalten können (z. B. Ernährungs- und Biometriedaten), sowie die Angaben, die Interessenten über unser Aufnahmeformular übermitteln; mit dem Absenden des Aufnahmeformulars werden für die Person ein Ordner und Tabellen angelegt, in denen diese Angaben und später die Coaching-Unterlagen liegen. Diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Klienten und Interessenten. Zu den Unterlagen gehören auch von Klienten hochgeladene Fotos; die im Rahmen des Coachings erstellten Video-Reviews werden bei unserem Videodienstleister gespeichert (siehe den Eintrag zu Bunny Stream). Coaching-Unterlagen werden bis zum Ende des Coachingvertrags gespeichert; bis 90 Tage nach Vertragsende können Klienten ihre Unterlagen herunterladen, anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Angaben aus dem Vorab-Formular zu einer gebuchten Beratung löschen wir 90 Tage nach dem Beratungsgespräch, sofern in dieser Zeit kein Coachingvertrag zustande kommt. Daneben speichern wir in Google Workspace Rechnungen und Zahlungsnachweise, einschließlich der vom Zahlungsdienstleister übermittelten Kundenkennung, Mandatsreferenz und des Zahlungsstatus, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO); Auftragsverarbeitungsvertrag: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum; Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln (https://cloud.google.com/terms/eu-model-contract-clause). Weitere Informationen: https://cloud.google.com/privacy; Dienstanbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland; Website: https://workspace.google.com/. Datenschutzerklärung: https://business.safety.google/privacy/.
• Tally: Erstellung und Auswertung von Onlineformularen, Umfragen, Feedbackbögen, etc. Über Tally erheben wir unter anderem die Angaben aus unserem Aufnahmeformular ("Getting to know you"), das Interessenten vor der Buchung eines Kennenlerngesprächs ausfüllen, sowie aus unseren Check-in-Formularen; beide können Gesundheitsdaten enthalten (z. B. Angaben zu Allergien, Gewicht, Körpergröße, Ernährung). Außerdem erheben wir über Tally die im Rahmen der Foto-Einwilligung von Klienten hochgeladenen Fotos. Für gebuchte Beratungen erheben wir über Tally ein Vorab-Formular (u. a. Körpergröße, Gewicht, Geschlecht und gesundheitliche Einschränkungen), dessen Angaben der Prüfung der Eignung und der Vorbereitung des Gesprächs dienen, sowie ein Terminformular (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Bestellnummer). Diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Personen, die im jeweiligen Formular erteilt wird. Das Aufnahmeformular wird auf unserer Website erst geladen, nachdem Nutzer auf die entsprechende Schaltfläche geklickt haben; erst mit diesem Klick stellt der Browser eine Verbindung zu den Servern von Tally her und übermittelt dabei die IP-Adresse sowie technische Angaben zum Browser. Das eingebettete Formular setzt keine Cookies. Mit dem Absenden des Aufnahmeformulars werden für die Person ein Ordner und Tabellen in Google Workspace sowie ein Datensatz in unserer Anwendung angelegt (siehe die Einträge zu Google Workspace und Clever Cloud); die über die Formulare übermittelten Angaben speichern wir in Google Workspace. Angaben von Interessenten, mit denen kein Coachingvertrag zustande kommt, löschen wir spätestens sechs Monate nach dem Absenden des Aufnahmeformulars; Angaben aus dem Vorab-Formular zu einer Beratung löschen wir 90 Tage nach dem Beratungsgespräch, sofern in dieser Zeit kein Coachingvertrag zustande kommt. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO); Auftragsverarbeitungsvertrag: Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen (https://tally.so/help/data-processing-agreement); Dienstanbieter: Tally, Muidepoort 19A, 9000 Gent, Belgien; Website: https://tally.so/. Datenschutzerklärung: https://tally.so/help/privacy-policy.

• Cronometer: Ernährungs- und Biometrie-Tracking-Dienst, mit dem Nutzer ihre Ernährung, Nährstoffaufnahme, ihr Gewicht, ihre Aktivität und weitere biometrische Werte erfassen und auswerten können. Wir nutzen eine Cronometer-Pro-Lizenz, um im Rahmen des Ernährungscoachings auf die Daten unserer Klienten zuzugreifen und diese zu verwalten (z. B. Einsicht in Ernährungstagebücher, Kommentierung, Anpassung von Zielwerten). Voraussetzung ist, dass die Klienten ein eigenes Cronometer-Konto führen und unsere Einladung als betreuender Coach annehmen; die Konten der Klienten und unser Pro-Konto bleiben getrennt.

  Für die Daten, auf die wir auf dieser Grundlage zugreifen und die wir im Rahmen des Coachings verwalten, ist Cronometer unser Auftragsverarbeiter; hierzu wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen. Soweit Cronometer die Plattform darüber hinaus für eigene Zwecke betreibt (insbesondere Bereitstellung, Sicherheit, Analyse und Verbesserung des Dienstes) und das eigene, unmittelbare Vertragsverhältnis mit den Klienten als Kontoinhaber abwickelt, ist Cronometer insoweit eigenständig Verantwortlicher; hierfür gilt die Datenschutzerklärung von Cronometer.

  Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir Gesundheitsdaten (z. B. Gewicht, Ernährungs- und Biometrieangaben) als besondere Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Klienten. Soweit im jeweiligen Coaching vereinbart, exportieren wir mit dieser ausdrücklichen Einwilligung die Tracking- und Biometriedaten der Klienten aus Cronometer in unsere eigenen Systeme (z. B. zur Erstellung von Ernährungsplänen); die weitere Verarbeitung in unseren Systemen richtet sich nach den Abschnitten zu unseren Beratungs- und Coachingleistungen.

  Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO); Auftragsverarbeitungsvertrag: Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen (nicht öffentlich verfügbar); Grundlage Drittlandtransfers: Angemessenheitsbeschluss (Kanada); die Speicherung auf Servern in den USA ist ergänzend über den Auftragsverarbeitungsvertrag (einschließlich Standardvertragsklauseln für eingesetzte Subunternehmer) abgesichert; Dienstanbieter: Cronometer Software Inc., PO Box 3270, Revelstoke, BC V0E 2S0, Kanada; Website: https://cronometer.com. Datenschutzerklärung: https://cronometer.com/privacy/.

Zahlungsverfahren

Im Rahmen von Vertrags- und sonstigen Rechtsbeziehungen, aufgrund gesetzlicher Pflichten oder sonst auf Grundlage unserer berechtigten Interessen bieten wir den betroffenen Personen effiziente und sichere Zahlungsmöglichkeiten an und setzen hierzu neben Banken und Kreditinstituten weitere Dienstleister ein (zusammenfassend "Zahlungsdienstleister"). Der Zahlungsverkehr erfolgt dabei entsprechend dem Stand der Technik ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen, sodass die eingegebenen Daten während der Übermittlung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Zu den durch die Zahlungsdienstleister verarbeiteten Daten gehören Bestandsdaten, wie z. B. der Name und die Adresse, Bankdaten, wie z. B. Kontonummern oder Kreditkartennummern, Passwörter, TANs und Prüfsummen sowie die Vertrags-, Summen- und empfängerbezogenen Angaben. Die Angaben sind erforderlich, um die Transaktionen durchzuführen. Die eingegebenen Daten werden jedoch nur durch die Zahlungsdienstleister verarbeitet und bei diesen gespeichert. D. h., wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten, sondern die Bestätigung oder Ablehnung der Zahlung, die im Eintrag zu Mollie genannten Referenzen und bei SEPA-Lastschrift die im Mandat hinterlegten Angaben zum Zahlungspflichtigen (Name, IBAN, BIC). Unter Umständen werden die Daten seitens der Zahlungsdienstleister an Wirtschaftsauskunfteien übermittelt. Diese Übermittlung bezweckt die Identitäts- und Bonitätsprüfung. Hierzu verweisen wir auf die AGB und die Datenschutzhinweise der Zahlungsdienstleister.

Für die Zahlungsgeschäfte gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenschutzhinweise der jeweiligen Zahlungsdienstleister, welche innerhalb der jeweiligen Webseiten bzw. Transaktionsapplikationen abrufbar sind. Wir verweisen auf diese ebenfalls zwecks weiterer Informationen und Geltendmachung von Widerrufs-, Auskunfts- und anderen Betroffenenrechten.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie). Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern).
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber. Geschäfts- und Vertragspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten. Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO). Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Apple Pay: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden); Dienstanbieter: Apple Inc., Infinite Loop, Cupertino, CA 95014, USA; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Website: https://www.apple.com/de/apple-pay/. Datenschutzerklärung: https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/.
• Google Pay: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden); Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Website: https://pay.google.com/intl/de_de/about/. Datenschutzerklärung: https://business.safety.google/privacy/.
• Mastercard: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden); Dienstanbieter: Mastercard Europe SA, Chaussée de Tervuren 198A, B-1410 Waterloo, Belgien; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Website: https://www.mastercard.de/de-de.html. Datenschutzerklärung: https://www.mastercard.com/de/de/datenschutz.html.
• Mollie: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden). Wir nutzen Mollie zur Abwicklung der Zahlungen unserer Klienten; im Bezahlvorgang stehen derzeit Kartenzahlung (Visa, Mastercard), Apple Pay, Google Pay, SEPA-Überweisung, SEPA-Lastschrift und Pay by Bank zur Verfügung. Die Zahlung erfolgt auf den Seiten von Mollie, entweder über einen von uns versandten Zahlungslink oder, bei der Bestellung einer Beratung über unsere Website, aus dem dortigen Bestellvorgang heraus; Zahlungsdaten werden in keinem Fall auf unserer Website eingegeben. Bei wiederkehrenden Zahlungen kann im Bezahlvorgang ein Mandat (z. B. ein SEPA-Lastschriftmandat) eingerichtet werden, das Mollie speichert. Die von Mollie vergebene Kundenkennung, die Mandatsreferenz und den Zahlungsstatus speichern wir in unseren Geschäftsunterlagen; bei Bestellungen über unsere Website speichert unsere Anwendung zur jeweiligen Bestellung die von Mollie vergebene Zahlungsreferenz und den Zahlungsstatus (siehe den Eintrag zu Clever Cloud). Rechnungen und Zahlungsnachweise bewahren wir in Google Workspace auf. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher, insbesondere zur Durchführung der Zahlung, zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten; insoweit gilt die Datenschutzerklärung von Mollie. Die Zahlungsarten Apple Pay und Google Pay sowie Karten der Systeme Visa und Mastercard werden über Mollie angebunden; die jeweiligen Anbieter verarbeiten die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen, wir selbst übermitteln keine Daten an diese Anbieter; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Dienstanbieter: Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande; Website: https://www.mollie.com/de. Datenschutzerklärung: https://www.mollie.com/de/legal/privacy.
• Visa: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden); Dienstanbieter: Visa Europe Services Inc., Zweigniederlassung London, 1 Sheldon Square, London W2 6TT, GB; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Website: https://www.visa.de. Datenschutzerklärung: https://www.visa.de/nutzungsbedingungen/visa-globale-datenschutzmitteilung.html.

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um ihnen unsere Online-Dienste zur Verfügung stellen zu können. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die IP-Adresse des Nutzers, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen unserer Online-Dienste an den Browser oder das Endgerät der Nutzer zu übermitteln.

• Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen, Wiedergabedaten der Video-Reviews); Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen); Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins oder den Abruf von Daten oder Zugriffszeiten.); Bestandsdaten (z. B. Name, Kundennummer, Kontodaten des Klientenbereichs); Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen); Vertragsdaten (z. B. Bestellungen von Beratungen, Widerrufserklärungen, Vertragsregister mit Angebotsnummer, Status, Laufzeit und Preisen); Zahlungsdaten (z. B. Zahlungsreferenz und Zahlungsstatus zu Bestellungen über unsere Website); Inhaltsdaten (z. B. über den Telegram-Bot ausgetauschte Nachrichten, Feedback im Klientenbereich, Zusammenfassungen der Video-Reviews). Gesundheitsdaten (vorübergehend zur Anzeige im Klientenbereich, soweit von Klienten über den Telegram-Bot mitgeteilt sowie in den Zusammenfassungen der Video-Reviews).
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten). Interessenten. Leistungsempfänger und Auftraggeber. Kommunikationspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit; Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und Bereitstellung von Informationssystemen und technischen Geräten (Computer, Server etc.)); Sicherheitsmaßnahmen. Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten. Reichweitenmessung (z. B. Zugriffsstatistiken, Test unterschiedlicher Textfassungen einer Seite).
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO) für die im Klientenbereich angezeigten, die über den Telegram-Bot mitgeteilten und die in den Zusammenfassungen der Video-Reviews enthaltenen Gesundheitsdaten.

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Bereitstellung Onlineangebot auf gemietetem Speicherplatz: Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir Speicherplatz, Rechenkapazität und Software, die wir von einem entsprechenden Serveranbieter (auch "Webhoster" genannt) mieten oder anderweitig beziehen; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Zugriff auf unser Onlineangebot wird in Form von sogenannten "Server-Logfiles" protokolliert. Zu den Serverlogfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören. Die Serverlogfiles können zum einen zu Sicherheitszwecken eingesetzt werden, z. B. um eine Überlastung der Server zu vermeiden (insbesondere im Fall von missbräuchlichen Angriffen, sogenannten DDoS-Attacken), und zum anderen, um die Auslastung der Server und ihre Stabilität sicherzustellen; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
• Reichweitenmessung ohne Cookies (eigenbetrieben): Wir messen die Nutzung unseres Onlineangebotes mit einem selbst betriebenen, serverseitigen Verfahren, das ohne Cookies und ohne Skripte von Drittanbietern arbeitet; es werden weder Informationen auf dem Endgerät gespeichert noch von dort ausgelesen. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, die verweisende Website, der seitenweise Verlauf eines Besuchs und die in der Linkadresse enthaltenen Kampagnenparameter (utm-Parameter); enthält die Linkadresse eine Klick-Kennung eines Werbenetzwerks, wird nur vermerkt, dass der Aufruf von dort stammt, die Kennung selbst wird nicht gespeichert, und es werden keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt. Klicks auf die Schaltflächen zur Buchung, zum WhatsApp-Kontakt und zur Bestellung meldet der Browser über ein kleines eigenes Skript an uns, wobei nur die Art der Schaltfläche übermittelt wird. Um unterschiedliche Textfassungen einer Seite zu testen, wird nach demselben Verfahren für die Dauer eines Tages bestimmt, welche Fassung ein Besucher sieht; erfasst werden die angezeigte Fassung und die genannten Klicks. IP-Adresse und User-Agent werden ausschließlich zur Bildung eines täglich wechselnden, pseudonymen Besucherkennzeichens verwendet und nicht gespeichert; der zur Bildung verwendete Schlüssel wird täglich erneuert und nach Löschung der Einzelaufrufe entfernt, sodass eine Wiedererkennung über mehrere Tage ausgeschlossen ist und eine nachträgliche Zuordnung zu einer Person spätestens mit der Löschung der Einzelaufrufe auch für uns unmöglich wird. Angemeldete Nutzer, Besucher mit aktiviertem Do-Not-Track- oder Global-Privacy-Control-Signal sowie erkannte automatisierte Zugriffe sind von der Messung ausgenommen. Die Einzelaufrufe werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht und nur als zusammengefasste Statistiken ohne Personenbezug aufbewahrt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf den Servern unseres Hostinganbieters; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); das berechtigte Interesse liegt in der statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Onlineangebotes in einer Form, die ohne Tracking-Techniken und ohne Einwilligungsabfragen auskommt.
• Sentry: Überwachung der Systemstabilität und Ermittlung von Codefehlern - Angaben zum Gerät oder Fehlerzeitpunkt werden pseudonym erhoben und werden anschließend gelöscht; Dienstanbieter: Functional Software Inc., Sentry, 132 Hawthorne Street, San Francisco, California 94107, USA; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://sentry.io; Sicherheitsmaßnahmen: IP-Masking (Pseudonymisierung der IP-Adresse); Datenschutzerklärung: https://sentry.io/privacy/; Auftragsverarbeitungsvertrag: https://sentry.io/legal/dpa/. Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln (https://sentry.io/legal/dpa/). Wir haben Sentry so konfiguriert, dass keine IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Cookies, Anfrageinhalte oder lokalen Programmvariablen übermittelt werden; erfasst werden im Wesentlichen Fehlermeldungen, Stacktraces und der aufgerufene URL-Pfad. Gesundheitsdaten unserer Klienten (z. B. Ernährungs- oder Biometriedaten) gelangen dadurch nicht zu Sentry. Unser Konto ist auf die EU-Datenregion eingestellt; die Speicherung erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Clever Cloud: Eine Cloud-Plattform für den Betrieb von Webanwendungen, Datenbanken und Objektspeicher (Speicherung von Dateien in einem Online-Speichersystem). Auf den Servern des Anbieters werden die Inhalte der betriebenen Anwendungen sowie die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten gespeichert, darunter Bestands-, Kontakt- und Nutzungsdaten der Personen, die die Anwendung nutzen. Bei uns betrifft dies unser Onlineangebot einschließlich des Klientenbereichs, der zugehörigen Datenbank und des Telegram-Erinnerungsbots. In der Datenbank gespeichert werden: die Kontodaten des Abschnitts zu Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto, einschließlich der Datensätze von Interessenten, die unser Aufnahmeformular abgesendet haben (Name, E-Mail-Adresse, Kennung der Formularantwort sowie die Kennungen des für die Person angelegten Ordners und der Tabellen in Google Workspace); die Telegram-Nutzerkennung und die über den Telegram-Bot ausgetauschten Nachrichten; das von Klienten im Klientenbereich abgegebene Feedback; Anmeldungen zu unseren Field Notes über das Formular im Seitenfuß (E-Mail-Adresse und Angaben zum Anmeldevorgang; Näheres in den Datenschutzhinweisen zu diesem Formular); Bestellungen von Beratungen über unsere Website (Name, E-Mail-Adresse, bestellte Leistung und Preis, die von Mollie vergebene Zahlungsreferenz und der Zahlungsstatus sowie die im Bestellvorgang bestätigten Erklärungen mit Zeitstempel) und über unsere Website eingereichte Widerrufserklärungen; ein Vertragsregister zu unseren Coaching-Angeboten (Angebotsnummer, Kundennummer, E-Mail-Adresse, Vertragsstatus, Angebots-, Beginn- und Enddaten, Preise, die Versionen der zugrunde liegenden Dokumente und eine Prüfsumme des Angebotsdokuments; Name, Anschrift und das Dokument selbst werden dort nicht gespeichert); sowie zu den Video-Reviews des Coachings das Datum, die Videokennung bei unserem Videodienstleister, eine schriftliche Zusammenfassung, die gesundheitsbezogene Angaben enthalten kann, und die im Abschnitt zu Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto beschriebenen Wiedergabedaten. Die zur Anzeige im Klientenbereich abgerufenen Coaching-Daten werden dort nur vorübergehend verarbeitet und nicht in der Datenbank gespeichert. Das Vertragsregister bleibt auch nach der Löschung eines Nutzerkontos für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert; Zusammenfassungen und Wiedergabedaten der Video-Reviews werden 90 Tage nach dem Ende des Coachingvertrags gelöscht. Beim Aufruf werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Ressource, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten fallen in Server-Logfiles (automatisch erzeugte Protokolldateien) an und dienen der Bereitstellung, der Betriebssicherheit und der Fehleranalyse; der Anbieter bewahrt sie sieben Tage auf. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (Transport Layer Security, ein Verschlüsselungsprotokoll für Datenübertragungen im Internet). Zusätzlich werden Metriken und Protokolle zur Überwachung des Betriebs sowie automatische Sicherungskopien der Datenbanken erstellt; die Sicherungskopien werden rollierend sieben Tage vorgehalten und danach überschrieben. Der Betrieb erfolgt in Rechenzentren in Frankreich; wir nutzen ausschließlich die Region Paris. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der Vertragsbedingungen des Anbieters und deckt auch die Datenbankdienste ab; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) hinsichtlich der Bestell-, Vertrags- und Coaching-Daten; hinsichtlich gesundheitsbezogener Angaben in den Zusammenfassungen der Video-Reviews die im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilte ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO); Auftragsverarbeitungsvertrag: https://www.clever.cloud/general-terms-and-conditions-of-use/clever-cloud-data-processing-agreement/; Dienstanbieter: Clever Cloud SAS, 4 rue Voltaire, 44000 Nantes, Frankreich; Website: https://www.clever.cloud/. Datenschutzerklärung: https://www.clever.cloud/privacy-policy/.

Einsatz von Cookies

Unter dem Begriff „Cookies" werden Funktionen, die Informationen auf Endgeräten der Nutzer speichern und aus ihnen auslesen, verstanden. Cookies können ferner in Bezug auf unterschiedliche Anliegen Einsatz finden, etwa zu Zwecken der Funktionsfähigkeit, der Sicherheit und des Komforts von Onlineangeboten sowie der Erstellung von Analysen der Besucherströme. Wir verwenden Cookies gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Dazu holen wir, wenn erforderlich, vorab die Zustimmung der Nutzer ein. Ist eine Zustimmung nicht notwendig, setzen wir auf unsere berechtigten Interessen. Dies gilt, wenn das Speichern und Auslesen von Informationen unerlässlich ist, um ausdrücklich angeforderte Inhalte und Funktionen bereitstellen zu können. Dazu zählen etwa die Speicherung von Einstellungen sowie die Sicherstellung der Funktionalität und Sicherheit unseres Onlineangebots. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Wir informieren klar über deren Umfang und welche Cookies genutzt werden.

Hinweise zu datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen: Ob wir personenbezogene Daten mithilfe von Cookies verarbeiten, hängt von einer Einwilligung ab. Liegt eine Einwilligung vor, dient sie als Rechtsgrundlage. Ohne Einwilligung stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen, die vorstehend in diesem Abschnitt und im Kontext der jeweiligen Dienste und Verfahren erläutert sind.

Speicherdauer: Im Hinblick auf die Speicherdauer werden die folgenden Arten von Cookies unterschieden:

• Temporäre Cookies (auch: Session- oder Sitzungscookies): Temporäre Cookies werden spätestens gelöscht, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlassen und sein Endgerät (z. B. Browser oder mobile Applikation) geschlossen hat.
• Permanente Cookies: Permanente Cookies bleiben auch nach dem Schließen des Endgeräts gespeichert. So können beispielsweise der Log-in-Status gespeichert und bevorzugte Inhalte direkt angezeigt werden, wenn der Nutzer eine Website erneut besucht. Ebenso können die mithilfe von Cookies erhobenen Nutzerdaten zur Reichweitenmessung Verwendung finden. Sofern wir Nutzern keine expliziten Angaben zur Art und Speicherdauer von Cookies mitteilen (z. B. im Rahmen der Einholung der Einwilligung), sollten sie davon ausgehen, dass diese permanent sind und die Speicherdauer bis zu zwei Jahre betragen kann.

Allgemeine Hinweise zum Widerruf und Widerspruch (Opt-out): Nutzer können die von ihnen abgegebenen Einwilligungen jederzeit widerrufen und zudem einen Widerspruch gegen die Verarbeitung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, auch mittels der Privatsphäre-Einstellungen ihres Browsers, erklären.

• Verarbeitete Datenarten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Lokaler Speicher (Local Storage): Unser Onlineangebot speichert außerdem zwei rein funktionale Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Browsers: den gewählten Anzeigemodus (hell oder dunkel) und, im Klientenbereich, eine Tabellenansicht-Einstellung. Diese Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät, werden nicht an uns oder Dritte übermittelt und können jederzeit über die Browsereinstellungen gelöscht werden. Im Übrigen setzt unser Onlineangebot nur technisch erforderliche Cookies ein: ein CSRF-Schutz-Cookie (Speicherdauer bis zu einem Jahr), ein Sitzungs-Cookie für den angemeldeten Klientenbereich (Speicherdauer 14 Tage), ein temporäres Hinweis-Cookie, das mit dem Schließen des Browsers gelöscht wird, sowie ein Sprach-Cookie (django_language, Wert de oder en, Speicherdauer ein Jahr), das nur gesetzt wird, wenn Sie die Sprache über den Sprachumschalter wählen, und dazu dient, Ihnen die gewählte Sprachfassung anzuzeigen.

Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Ein Nutzerkonto steht unseren Coaching-Klienten sowie Interessenten zur Verfügung, die unser Aufnahmeformular abgesendet haben; eine freie Registrierung ist nicht möglich. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über ein bestehendes Google-Konto (Single Sign-On); ein eigenes Passwort wird bei uns weder angelegt noch gespeichert. Bei der Anmeldung erhalten wir von Google die für die Kontoführung erforderlichen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Google-Konto-Kennung sowie ggf. Profilbild-URL und Spracheinstellung. Zugriffs-Token von Google werden von uns nicht gespeichert. Anmeldeversuche von Google-Konten, die keiner bei uns registrierten Person zugeordnet sind, werden abgewiesen, ohne dass ein Nutzerkonto angelegt wird. Bei der Nutzung der Google-Anmeldung verarbeitet Google die Anmeldedaten in eigener Verantwortung; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google (https://policies.google.com/privacy).

Im Rahmen der Nutzung des Klientenbereichs speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldungen sowie je Tag die Anzahl der Aufrufe des Dashboards. Zu den Video-Reviews speichern wir außerdem je Review, ob und wann es erstmals abgespielt und ob das Ende erreicht wurde, die am weitesten erreichte Stelle sowie je Zehn-Sekunden-Abschnitt die Anzahl der Wiedergaben. Darüber hinaus wird nicht erfasst, welche Inhalte, Einträge oder Bereiche betrachtet wurden; IP-Adressen und Browserangaben werden hierfür nicht gespeichert. Diese Angaben dienen der Betreuung im Rahmen des Coachings (etwa um zu erkennen, ob ein Klient sein Dashboard nutzt oder ein Review angesehen hat) sowie der Sicherheit des Klientenbereichs. Anmelde- und Aufrufdaten werden mit dem Ende der Coaching-Beziehung gelöscht, spätestens jedoch nach drei Jahren; die Wiedergabedaten der Video-Reviews werden 90 Tage nach dem Ende des Coachingvertrags gelöscht. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu.

Die Nutzer können über Vorgänge, die für deren Nutzerkonto relevant sind, wie z. B. technische Änderungen, per E-Mail informiert werden.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. Name); Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse); Nutzungsdaten (Zeitpunkte der Anmeldungen, Anzahl der Dashboard-Aufrufe je Tag und Wiedergabedaten der Video-Reviews). Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins).
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Sicherheitsmaßnahmen; Organisations- und Verwaltungsverfahren. Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO). Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Profile der Nutzer sind nicht öffentlich: Die Profile der Nutzer sind öffentlich nicht sichtbar und nicht zugänglich.

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Post, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern). Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung).
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Kommunikation; Organisations- und Verwaltungsverfahren; Feedback (z. B. Sammeln von Feedback via Online-Formular). Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Kommunikation via Messenger

Wir setzen zu Zwecken der Kommunikation Messenger ein und bitten daher darum, die nachfolgenden Hinweise zur Funktionsfähigkeit der Messenger, zur Verschlüsselung, zur Nutzung der Metadaten der Kommunikation und zu Ihren Widerspruchsmöglichkeiten zu beachten.

Sie können uns auch auf alternativen Wegen, z. B. via Telefon oder E-Mail, kontaktieren. Bitte nutzen Sie die Ihnen mitgeteilten Kontaktmöglichkeiten oder die innerhalb unseres Onlineangebotes angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

Im Fall einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhalten (d. h., der Inhalt Ihrer Nachricht und Anhänge) weisen wir darauf hin, dass die Kommunikationsinhalte (d. h., der Inhalt der Nachricht und angehängte Bilder) von Ende zu Ende verschlüsselt werden. Das bedeutet, dass der Inhalt der Nachrichten nicht einsehbar ist, nicht einmal durch die Messenger-Anbieter selbst. Sie sollten immer eine aktuelle Version der Messenger mit aktivierter Verschlüsselung nutzen, damit die Verschlüsselung der Nachrichteninhalte sichergestellt ist.

Wir weisen unsere Kommunikationspartner jedoch zusätzlich darauf hin, dass die Anbieter der Messenger zwar bei Ende-zu-Ende-verschlüsselten Inhalten nicht den Inhalt einsehen, aber in Erfahrung bringen können, dass und wann Kommunikationspartner mit uns kommunizieren sowie technische Informationen zum verwendeten Gerät der Kommunikationspartner und je nach Einstellungen ihres Gerätes auch Standortinformationen (sogenannte Metadaten) verarbeitet werden.

Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Sofern wir Kommunikationspartner vor der Kommunikation mit ihnen via Messenger um eine Erlaubnis bitten, ist die Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ihrer Daten deren Einwilligung. Im Übrigen, falls wir nicht um eine Einwilligung bitten und sie z. B. von sich aus Kontakt mit uns aufnehmen, nutzen wir Messenger im Verhältnis zu unseren Vertragspartnern sowie im Rahmen der Vertragsanbahnung als eine vertragliche Maßnahme und im Fall anderer Interessenten und Kommunikationspartner auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer schnellen und effizienten Kommunikation und Erfüllung der Bedürfnisse unser Kommunikationspartner an der Kommunikation via Messenger. Ferner weisen wir Sie darauf hin, dass wir die uns mitgeteilten Kontaktdaten ohne Ihre Einwilligung nicht erstmalig an die Messenger übermitteln.

Widerruf, Widerspruch und Löschung: Sie können jederzeit eine erteilte Einwilligung widerrufen und der Kommunikation mit uns via Messenger jederzeit widersprechen. Im Fall der Kommunikation via Messenger löschen wir die Nachrichten entsprechend unseren generellen Löschrichtlinien (d. h. z. B., wie oben beschrieben, nach Ende vertraglicher Beziehungen, im Kontext von Archivierungsvorgaben etc.) und sonst, sobald wir davon ausgehen können, etwaige Auskünfte der Kommunikationspartner beantwortet zu haben, wenn kein Rückbezug auf eine vorhergehende Konversation zu erwarten ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Vorbehalt des Verweises auf andere Kommunikationswege: Um Ihre Sicherheit zu gewährleisten, bitten wir um Verständnis, dass wir aus bestimmten Gründen Anfragen über Messenger möglicherweise nicht beantworten können. Dies betrifft Situationen, in denen etwa Vertragsdetails besonders vertraulich behandelt werden müssen oder eine Antwort über Messenger den formellen Anforderungen nicht entspricht. In diesen Fällen empfehlen wir Ihnen, auf geeignetere Kommunikationskanäle zurückzugreifen.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern). Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen). Gesundheitsdaten (soweit von Klienten von sich aus mitgeteilt).
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner; Leistungsempfänger und Auftraggeber. Interessenten.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Kommunikation. Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO); Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO). Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Telegram: Ein Cloud-basierter Nachrichtendienst, der den Versand und Empfang von Textnachrichten, Sprachnachrichten, Bildern, Videos, Dateien und Sprachanrufen ermöglicht. Telegram speichert Chats, Medien und Kontakte verschlüsselt auf Servern, um den plattformübergreifenden Zugriff zu ermöglichen. Einzelchats können optional durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt werden; Chats mit Bots wie dem unseren sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir betreiben einen Telegram-Bot, über den Klienten Erinnerungen (z. B. an Check-ins und Termine) erhalten und uns Nachrichten senden können. Der Bot ist ausschließlich für bestehende Klienten bestimmt und wird durch das Starten des Bots über den von uns mitgeteilten Einladungslink mit dem Coaching-Konto verknüpft; damit willigen Klienten in den Erhalt der Erinnerungen ein und können sie jederzeit beenden. Verarbeitet werden die Telegram-Nutzerkennung, Zeitpunkt und Inhalt der über den Bot ausgetauschten Nachrichten sowie die Erinnerungszeitpunkte. Der Bot läuft in unserer eigenen Anwendung bei unserem Hoster Clever Cloud; dort werden die Nachrichten gespeichert und entsprechend unseren allgemeinen Löschregeln gelöscht. Außerdem sendet unsere Anwendung uns selbst über denselben Bot Hinweise auf neue oder geänderte Coaching-Angebote in einen nur von uns genutzten Chat; diese Hinweise enthalten die Kundennummer, die Angebotsnummer und den Status, jedoch weder Namen noch Preise oder Dokumente. Telegram kann die Nachrichten sowie Metadaten (z. B. Nutzerkennung, Zeitstempel, Geräteinformationen) für eigene Zwecke verarbeiten, worauf wir keinen Einfluss haben; insoweit ist Telegram eigenständig Verantwortlicher. Anbieter ist Telegram Messenger Inc. mit Sitz außerhalb des EWR; nach eigenen Angaben speichert Telegram die Daten von Nutzern aus dem EWR in Rechenzentren in den Niederlanden. Soweit hierin eine Übermittlung in ein Drittland liegt, beruht sie auf der ausdrücklichen Einwilligung der Klienten, die den Bot in Kenntnis dieser Hinweise selbst starten. Wir fordern keine Gesundheitsdaten über den Bot an und bitten darum, gesundheitsbezogene Angaben per E-Mail oder über die im Coaching vereinbarten Wege zu übermitteln; E-Mail steht stets als alternativer Kanal zur Verfügung. Teilen Klienten dennoch aus eigener Initiative gesundheitsbezogene Informationen über den Bot, ist dies von der im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilten ausdrücklichen Einwilligung umfasst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Nachrichten von Personen, die nicht unsere Klienten sind, beantworten wir über den Bot nicht und löschen sie. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bei Klienten; Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bei sonstigen Kommunikationspartnern und hinsichtlich der Hinweise an uns selbst; hinsichtlich aus eigener Initiative geteilter gesundheitsbezogener Informationen die im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilte ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Dienstanbieter: Vertreter in der Europäischen Union: European Data Protection Office (EDPO), Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brussels, Belgien; Website: https://telegram.org/. Datenschutzerklärung: https://telegram.org/privacy/de.
• WhatsApp: Ein Kommunikationsdienst, der das Senden und Empfangen von Textnachrichten, Sprachnachrichten, Bildern, Videos und Dokumenten sowie Sprach- und Videoanrufe über das Internet ermöglicht. Wir nutzen ein WhatsApp-Business-Konto für die organisatorische und administrative Kommunikation mit Klienten und Interessenten (z. B. Terminabsprachen, Fragen vor Vertragsschluss und kurze Rückfragen). Auf unserer Website und im Klientenbereich bieten wir hierfür eine Schaltfläche an, die einen Chat mit unserer Nummer öffnet. Dabei handelt es sich um einen einfachen Link: Vor dem Klick werden weder Skripte noch Cookies von WhatsApp oder Meta geladen, und die Adresse der aufgerufenen Seite wird beim Klick nicht an WhatsApp übermittelt; erst wenn Sie den Chat starten, verarbeitet WhatsApp Ihre Telefonnummer und Ihre Nachrichten. Wir fordern keine Gesundheitsdaten über WhatsApp an; Klienten können jedoch aus eigener Initiative gesundheitsbezogene Informationen (z. B. Fortschrittsmeldungen) über diesen Kanal teilen. Dies ist von der allgemeinen Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten umfasst, die Klienten im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); die Nutzung von E-Mail steht stets als alternativer Kanal zur Verfügung. Die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass die Inhalte nur den beteiligten Kommunikationspartnern zugänglich sind. Chatverläufe mit Klienten löschen wir nach dem Ende der Coaching-Beziehung entsprechend unseren allgemeinen Löschregeln; gesundheitsbezogene Inhalte löschen wir zu diesem Zeitpunkt in jedem Fall. Im Chat erteilte Einwilligungen (z. B. zur Verwendung von Fotos oder Erfahrungsberichten) bewahren wir als Nachweis auf, solange die betreffenden Inhalte verwendet werden. Chats mit Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, löschen wir spätestens sechs Monate nach der letzten Nachricht. Zur Bereitstellung des Dienstes verarbeitet die Plattform Metadaten (z. B. Telefonnummern, Zeitstempel, Geräteinformationen) und kann diese Daten für eigene Zwecke wie Funktionsverbesserung, Sicherheit und Serviceoptimierung verwenden, auf die wir keinen Einfluss haben; insoweit ist WhatsApp Ireland Limited eigenständig Verantwortlicher. Diensteanbieter: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road 4, D04 X2K5 Dublin, Irland; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bei Klienten; Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bei Interessenten; hinsichtlich aus eigener Initiative geteilter gesundheitsbezogener Informationen die im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilte ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Dienstanbieter: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Website: https://www.whatsapp.com/. Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Präsenzen in sozialen Netzwerken (Social Media)

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und verarbeiten in diesem Rahmen Nutzerdaten, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren oder Informationen über uns anzubieten.

Wir weisen darauf hin, dass dabei Nutzerdaten außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so zum Beispiel die Durchsetzung der Nutzerrechte erschwert werden könnte.

Ferner werden die Daten der Nutzer innerhalb sozialer Netzwerke im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können beispielsweise anhand des Nutzungsverhaltens und sich daraus ergebender Interessen der Nutzer Nutzungsprofile erstellt werden. Letztere finden möglicherweise wiederum Verwendung, um etwa Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Netzwerke zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Daher werden im Regelfall Cookies auf den Rechnern der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. Zudem können in den Nutzungsprofilen auch Daten unabhängig der von den Nutzern verwendeten Geräten gespeichert werden (insbesondere, wenn sie Mitglieder der jeweiligen Plattformen und dort eingeloggt sind).

Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungsformen und der Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-out) verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen und Angaben der Betreiber der jeweiligen Netzwerke.

Auch im Fall von Auskunftsanfragen und der Geltendmachung von Betroffenenrechten weisen wir darauf hin, dass diese am effektivsten bei den Anbietern geltend gemacht werden können. Nur Letztere haben jeweils Zugriff auf die Nutzerdaten und können direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, dann können Sie sich an uns wenden.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung). Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen).
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Kommunikation; Feedback (z. B. Sammeln von Feedback via Online-Formular). Öffentlichkeitsarbeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Instagram: Soziales Netzwerk, ermöglicht das Teilen von Fotos und Videos, das Kommentieren und Favorisieren von Beiträgen, Nachrichtenversand, Abonnieren von Profilen und Seiten; Dienstanbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://www.instagram.com; Datenschutzerklärung: https://privacycenter.instagram.com/policy/. Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF).
• Facebook-Seiten: Profile innerhalb des sozialen Netzwerks Facebook - Der Verantwortliche ist gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited für die Erhebung und Übermittlung von Daten der Besucher unserer Facebook-Seite („Fanpage") verantwortlich. Dazu gehören insbesondere Informationen über das Nutzerverhalten (z. B. angesehene oder interagierte Inhalte, durchgeführte Handlungen) sowie Geräteinformationen (z. B. IP-Adresse, Betriebssystem, Browsertyp, Spracheinstellungen, Cookie-Daten). Näheres hierzu findet sich in der Facebook-Datenrichtlinie: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Facebook verwendet diese Daten auch, um uns über den Dienst „Seiten-Insights" statistische Auswertungen bereitzustellen, die Aufschluss darüber geben, wie Personen mit unserer Seite und deren Inhalten interagieren. Grundlage hierfür ist eine Vereinbarung mit Facebook („Informationen zu Seiten-Insights": https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum), in der unter anderem Sicherheitsmaßnahmen sowie die Wahrnehmung der Betroffenenrechte geregelt sind. Weitere Hinweise finden sich hier: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Nutzer können Auskunfts- oder Löschungsanfragen daher direkt an Facebook richten. Die Rechte der Nutzer (insbesondere Auskunft, Löschung, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) bleiben hiervon unberührt. Die gemeinsame Verantwortlichkeit beschränkt sich ausschließlich auf die Erhebung der Daten durch Meta Platforms Ireland Limited (EU). Für die weitere Verarbeitung, einschließlich einer möglichen Übermittlung an Meta Platforms Inc. in den USA, ist allein Meta Platforms Ireland Limited verantwortlich; Dienstanbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://www.facebook.com; Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln (https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum).

Management, Organisation und Hilfswerkzeuge

Wir setzen Dienstleistungen, Plattformen und Software anderer Anbieter (nachfolgend bezeichnet als "Drittanbieter") zu Zwecken der Organisation, Verwaltung, Planung sowie Erbringung unserer Leistungen ein. Bei der Auswahl der Drittanbieter und ihrer Leistungen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben.

In diesem Rahmen können personenbezogenen Daten verarbeitet und auf den Servern der Drittanbieter gespeichert werden. Hiervon können diverse Daten betroffen sein, die wir entsprechend dieser Datenschutzerklärung verarbeiten. Zu diesen Daten können insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten der Nutzer, Daten zu Vorgängen, Verträgen, sonstigen Prozessen und deren Inhalte gehören.

Sofern Nutzer im Rahmen der Kommunikation, von Geschäfts- oder anderen Beziehungen mit uns auf die Drittanbieter bzw. deren Software oder Plattformen verwiesen werden, können die Drittanbieter Nutzungsdaten und Metadaten zu Sicherheitszwecken, zur Serviceoptimierung oder zu Marketingzwecken verarbeiten. Wir bitten daher darum, die Datenschutzhinweise der jeweiligen Drittanbieter zu beachten.

• Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten (z. B. Video-Reviews); Nutzungsdaten (z. B. Wiedergabe der Video-Reviews); Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern). Gesundheitsdaten (soweit in den Video-Reviews enthalten).
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber. Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten. Büro- und Organisationsverfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO) für die in den Video-Reviews enthaltenen Gesundheitsdaten.

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Bunny Stream: Videohosting und Videostreaming. Über Bunny Stream speichern und streamen wir die im Rahmen des Coachings erstellten Video-Reviews, die Gesundheitsdaten der Klienten enthalten können (z. B. Angaben zu Ernährung, Gewicht und Fortschritt); diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage der im Rahmen der Coaching-Beziehung erteilten ausdrücklichen Einwilligung. Die Videos werden ausschließlich in einer Speicherregion in der EU (Frankfurt) gespeichert und nicht außerhalb repliziert. Die Wiedergabe erfolgt im angemeldeten Klientenbereich über einen eingebetteten Player des Anbieters; beim Abspielen stellt der Browser eine Verbindung zu den Servern von Bunny her und übermittelt dabei die IP-Adresse sowie technische Angaben zum Browser. Die Wiedergabeadressen sind signiert und nur zeitlich begrenzt gültig; ein Herunterladen der Videos ist nicht vorgesehen. Der Player speichert keine Informationen auf dem Endgerät, und die Wiedergabestatistiken des Anbieters sind abgeschaltet; welche Wiedergabedaten wir selbst erfassen, beschreibt der Abschnitt zu Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto. Die Videos werden 90 Tage nach dem Ende des Coachingvertrags beim Anbieter gelöscht; mit der Löschung eines Nutzerkontos werden die zugehörigen Videos ebenfalls gelöscht. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Einwilligung in Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO); Auftragsverarbeitungsvertrag: Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen; Dienstanbieter: BUNNYWAY d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien; Website: https://bunny.net. Datenschutzerklärung: https://bunny.net/privacy/.

Änderung und Aktualisierung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Begriffsdefinitionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzliche Definitionen. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen.

• Bestandsdaten: Bestandsdaten umfassen wesentliche Informationen, die für die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern, Benutzerkonten, Profilen und ähnlichen Zuordnungen notwendig sind. Diese Daten können u.a. persönliche und demografische Angaben wie Namen, Kontaktinformationen (Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen), Geburtsdaten und spezifische Identifikatoren (Benutzer-IDs) beinhalten. Bestandsdaten bilden die Grundlage für jegliche formelle Interaktion zwischen Personen und Diensten, Einrichtungen oder Systemen, indem sie eine eindeutige Zuordnung und Kommunikation ermöglichen.
• Inhaltsdaten: Inhaltsdaten umfassen Informationen, die im Zuge der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten aller Art generiert werden. Diese Kategorie von Daten kann Texte, Bilder, Videos, Audiodateien und andere multimediale Inhalte einschließen, die auf verschiedenen Plattformen und Medien veröffentlicht werden. Inhaltsdaten sind nicht nur auf den eigentlichen Inhalt beschränkt, sondern beinhalten auch Metadaten, die Informationen über den Inhalt selbst liefern, wie Tags, Beschreibungen, Autoreninformationen und Veröffentlichungsdaten
• Kontaktdaten: Kontaktdaten sind essentielle Informationen, die die Kommunikation mit Personen oder Organisationen ermöglichen. Sie umfassen u.a. Telefonnummern, postalische Adressen und E-Mail-Adressen, sowie Kommunikationsmittel wie soziale Medien-Handles und Instant-Messaging-Identifikatoren.
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten sind Kategorien, die Informationen über die Art und Weise enthalten, wie Daten verarbeitet, übermittelt und verwaltet werden. Meta-Daten, auch bekannt als Daten über Daten, umfassen Informationen, die den Kontext, die Herkunft und die Struktur anderer Daten beschreiben. Sie können Angaben zur Dateigröße, dem Erstellungsdatum, dem Autor eines Dokuments und den Änderungshistorien beinhalten. Kommunikationsdaten erfassen den Austausch von Informationen zwischen Nutzern über verschiedene Kanäle, wie E-Mail-Verkehr, Anrufprotokolle, Nachrichten in sozialen Netzwerken und Chat-Verläufe, inklusive der beteiligten Personen, Zeitstempel und Übertragungswege. Verfahrensdaten beschreiben die Prozesse und Abläufe innerhalb von Systemen oder Organisationen, einschließlich Workflow-Dokumentationen, Protokolle von Transaktionen und Aktivitäten, sowie Audit-Logs, die zur Nachverfolgung und Überprüfung von Vorgängen verwendet werden.
• Nutzungsdaten: Nutzungsdaten beziehen sich auf Informationen, die erfassen, wie Nutzer mit digitalen Produkten, Dienstleistungen oder Plattformen interagieren. Diese Daten umfassen eine breite Palette von Informationen, die aufzeigen, wie Nutzer Anwendungen nutzen, welche Funktionen sie bevorzugen, wie lange sie auf bestimmten Seiten verweilen und über welche Pfade sie durch eine Anwendung navigieren. Nutzungsdaten können auch die Häufigkeit der Nutzung, Zeitstempel von Aktivitäten, IP-Adressen, Geräteinformationen und Standortdaten einschließen. Sie sind besonders wertvoll für die Analyse des Nutzerverhaltens, die Optimierung von Benutzererfahrungen, das Personalisieren von Inhalten und das Verbessern von Produkten oder Dienstleistungen. Darüber hinaus spielen Nutzungsdaten eine entscheidende Rolle beim Erkennen von Trends, Vorlieben und möglichen Problembereichen innerhalb digitaler Angebote
• Personenbezogene Daten: "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
• Protokolldaten: Protokolldaten sind Informationen über Ereignisse oder Aktivitäten, die in einem System oder Netzwerk protokolliert wurden. Diese Daten enthalten typischerweise Informationen wie Zeitstempel, IP-Adressen, Benutzeraktionen, Fehlermeldungen und andere Details über die Nutzung oder den Betrieb eines Systems. Protokolldaten werden oft zur Analyse von Systemproblemen, zur Sicherheitsüberwachung oder zur Erstellung von Leistungsberichten verwendet.
• Verantwortlicher: Als "Verantwortlicher" wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
• Verarbeitung: "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.
• Vertragsdaten: Vertragsdaten sind spezifische Informationen, die sich auf die Formalisierung einer Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien beziehen. Sie dokumentieren die Bedingungen, unter denen Dienstleistungen oder Produkte bereitgestellt, getauscht oder verkauft werden. Diese Datenkategorie ist wesentlich für die Verwaltung und Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und umfasst sowohl die Identifikation der Vertragsparteien als auch die spezifischen Bedingungen und Konditionen der Vereinbarung. Vertragsdaten können Start- und Enddaten des Vertrages, die Art der vereinbarten Leistungen oder Produkte, Preisvereinbarungen, Zahlungsbedingungen, Kündigungsrechte, Verlängerungsoptionen und spezielle Bedingungen oder Klauseln umfassen. Sie dienen als rechtliche Grundlage für die Beziehung zwischen den Parteien und sind entscheidend für die Klärung von Rechten und Pflichten, die Durchsetzung von Ansprüchen und die Lösung von Streitigkeiten.
• Zahlungsdaten: Zahlungsdaten umfassen sämtliche Informationen, die zur Abwicklung von Zahlungstransaktionen zwischen Käufern und Verkäufern benötigt werden. Diese Daten sind von entscheidender Bedeutung für den elektronischen Handel, das Online-Banking und jede andere Form der finanziellen Transaktion. Sie beinhalten Details wie Kreditkartennummern, Bankverbindungen, Zahlungsbeträge, Transaktionsdaten, Verifizierungsnummern und Rechnungsinformationen. Zahlungsdaten können auch Informationen über den Zahlungsstatus, Rückbuchungen, Autorisierungen und Gebühren enthalten.

Privacy Policy

Preamble

With the following privacy policy we would like to inform you which types of your personal data (hereinafter also abbreviated as "data") we process for which purposes and in which scope. The privacy statement applies to all processing of personal data carried out by us, both in the context of providing our services and in particular on our websites, in mobile applications and within external online presences, such as our social media profiles (hereinafter collectively referred to as "online services").

The terms used are not gender-specific.

Last Update: 18 September 2026 (version D-1.3)

Table of contents

• Preamble
• Controller
• Overview of processing operations
• Relevant legal bases
• Security Precautions
• Transmission of Personal Data
• International data transfers
• General Information on Data Retention and Deletion
• Rights of Data Subjects
• Business services
• Business processes and operations
• Providers and services used in the course of business
• Payment Procedure
• Provision of online services and web hosting
• Use of Cookies
• Registration, Login and User Account
• Contact and Inquiry Management
• Communication via Messenger
• Profiles in Social Networks (Social Media)
• Management, Organization and Utilities
• Changes and Updates
• Terminology and Definitions

Controller

Daniël, Bonnema
c/o POSTFLEX PFX-606-638 Emsdettener Straße 10
48268, Greven, Germany

Authorised Representatives: Daniël, Bonnema

E-mail address: info@nutritiongnome.com

Legal Notice: https://nutritiongnome.com/impressum/

Overview of processing operations

The following table summarises the types of data processed, the purposes for which they are processed and the concerned data subjects.

Categories of Processed Data

• Inventory data.
• Payment Data.
• Contact data.
• Content data.
• Contract data.
• Usage data.
• Meta, communication and process data.
• Log data.

Special Categories of Data

• Health Data.

Categories of Data Subjects

• Service recipients and clients.
• Prospective customers.
• Communication partner.
• Users.
• Business and contractual partners.
• Third parties.
• Customers.

Purposes of Processing

• Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations.
• Communication.
• Security measures.
• Office and organisational procedures.
• Organisational and Administrative Procedures.
• Feedback.
• Marketing.
• Provision of our online services and usability.
• Information technology infrastructure.
• Financial and Payment Management.
• Public relations.
• Sales promotion.
• Business processes and management procedures.
• Web analytics.

Relevant legal bases

Relevant legal bases according to the GDPR: In the following, you will find an overview of the legal basis of the GDPR on which we base the processing of personal data. Please note that in addition to the provisions of the GDPR, national data protection provisions of your or our country of residence or domicile may apply. If, in addition, more specific legal bases are applicable in individual cases, we will inform you of these in the data protection declaration.

• Consent (Article 6 (1) (a) GDPR) - The data subject has given consent to the processing of his or her personal data for one or more specific purposes.
• Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR) - Performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
• Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR) - Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject.
• Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR) - the processing is necessary for the protection of the legitimate interests of the controller or a third party, provided that the interests, fundamental rights, and freedoms of the data subject, which require the protection of personal data, do not prevail.
• Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR) - The data subject has given explicit consent to the processing of those personal data for one or more specified purposes.

National data protection regulations in Germany: In addition to the data protection regulations of the GDPR, national regulations apply to data protection in Germany. This includes in particular the Federal Data Protection Act (BDSG). In particular, the BDSG contains special provisions on the right to access, the right to erase, the right to object, the processing of special categories of personal data, processing for other purposes and transmission as well as automated individual decision-making, including profiling. Furthermore, data protection laws of the individual federal states may apply.

Reference to the applicability of the GDPR and the Swiss DPA: This privacy policy is intended to provide information in accordance with both the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and the General Data Protection Regulation (GDPR). Where references are made to concepts such as the processing of personal data, legitimate interests, or special categories of data, these references are to be understood in accordance with the applicable data protection laws. Within the scope of application of the Swiss FADP, the legal interpretation of these terms is determined exclusively by Swiss law.

Security Precautions

We take appropriate technical and organisational measures in accordance with the legal requirements, taking into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, scope, context and purposes of processing as well as the risk of varying likelihood and severity for the rights and freedoms of natural persons, in order to ensure a level of security appropriate to the risk.

The measures include, in particular, safeguarding the confidentiality, integrity and availability of data by controlling physical and electronic access to the data as well as access to, input, transmission, securing and separation of the data. In addition, we have established procedures to ensure that data subjects' rights are respected, that data is erased, and that we are prepared to respond to data threats rapidly. Furthermore, we take the protection of personal data into account as early as the development or selection of hardware, software and service providers, in accordance with the principle of privacy by design and privacy by default.

Securing online connections through TLS/SSL encryption technology (HTTPS): To protect the data of users transmitted via our online services from unauthorized access, we employ TLS/SSL encryption technology. Secure Sockets Layer (SSL) and Transport Layer Security (TLS) are the cornerstones of secure data transmission on the internet. These technologies encrypt the information that is transferred between the website or app and the user's browser (or between two servers), thereby safeguarding the data from unauthorized access. TLS, as the more advanced and secure version of SSL, ensures that all data transmissions conform to the highest security standards. When a website is secured with an SSL/TLS certificate, this is indicated by the display of HTTPS in the URL. This serves as an indicator to users that their data is being securely and encryptedly transmitted.

Transmission of Personal Data

In the course of processing personal data, it may happen that this data is transmitted to or disclosed to other entities, companies, legally independent organizational units, or individuals. Recipients of this data may include service providers tasked with IT duties or providers of services and content that are integrated into a website. In such cases, we observe the legal requirements and particularly conclude relevant contracts or agreements that serve to protect your data with the recipients of your data.

International data transfers

Data Processing in Third Countries: If we transfer data to a third country (i.e., outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA)), or if this occurs in the context of using third-party services or the disclosure or transfer of data to other individuals, entities, or companies (which becomes apparent either from the postal address of the respective provider or when explicitly mentioned in the privacy policy regarding data transfer to third countries), this is always done in accordance with legal requirements.

For data transfers to the USA, we primarily rely on the Data Privacy Framework (DPF), which has been recognized as a secure legal framework by the EU Commission's adequacy decision of July 10, 2023. Additionally, we have concluded Standard Contractual Clauses with the respective providers, which comply with the EU Commission's requirements and establish contractual obligations to protect your data.

This dual safeguard ensures comprehensive protection of your data: The DPF serves as the primary level of protection, while the Standard Contractual Clauses act as an additional security measure. Should any changes occur within the DPF framework, the Standard Contractual Clauses will serve as a reliable fallback option. This ensures that your data remains adequately protected even in the event of political or legal changes.

For individual service providers, we will inform you whether they are certified under the DPF and if Standard Contractual Clauses are in place. The list of certified companies and further information about the DPF can be found on the U.S. Department of Commerce's website at https://www.dataprivacyframework.gov/.

For data transfers to other third countries, appropriate safeguards apply, particularly Standard Contractual Clauses, explicit consent, or legally required transfers. Information on third-country transfers and applicable adequacy decisions can be found in the information provided by the EU Commission: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_en.

We will inform you which of our service providers are certified under the Data Privacy Framework as part of our data protection notices.

General Information on Data Retention and Deletion

We delete personal data that we process in accordance with legal regulations as soon as the underlying consents are revoked or no further legal bases for processing exist. This applies to cases where the original purpose of processing is no longer applicable or the data is no longer needed. Exceptions to this rule exist if statutory obligations or special interests require a longer retention or archiving of the data.

In particular, data that must be retained for commercial or tax law reasons, or whose storage is necessary for legal prosecution or protection of the rights of other natural or legal persons, must be archived accordingly.

Our privacy notices contain additional information on the retention and deletion of data specifically applicable to certain processing processes.

In cases where multiple retention periods or deletion deadlines for a data item are specified, the longest period always prevails.

Data that is no longer stored for its originally intended purpose but due to legal requirements or other reasons are processed exclusively for the reasons justifying their retention.

Data Retention and Deletion: The following general deadlines apply for the retention and archiving according to German law:

• 10 Years - Fiscal Code/Commercial Code - Retention period for books and records, annual financial statements, inventories, management reports, opening balance sheet as well as the necessary work instructions and other organisational documents (Section 147 Paragraph 1 No. 1 in conjunction with Paragraph 3 of the German General Tax Code (AO), Section 257 Paragraph 1 No. 1 in conjunction with Paragraph 4 of the German Commercial Code (HGB)).
• 8 years - Accounting documents, such as invoices, booking and expense receipts (Section 147 Paragraph 1 No. 4 and 4a in conjunction with Paragraph 3 of the German General Tax Code (AO), Section 14b Paragraph 1 of the German VAT Act (UStG), Section 257 Paragraph 1 No. 4 in conjunction with Paragraph 4 of the German Commercial Code (HGB))
• 6 Years - Other business documents: received commercial or business letters, copies of dispatched commercial or business letters, and other documents to the extent that they are significant for taxation purposes, for example, hourly wage slips, operating accounting sheets, calculation documents, price tags, as well as payroll accounting documents, provided they are not already accounting vouchers and cash register tapes Section (Section 147 Paragraph 1 No. 2, 3, 5 in conjunction with Paragraph 3 of the German General Tax Code (AO), Section 257 Paragraph 1 No. 2 and 3 in conjunction with Paragraph 4 of the German Commercial Code (HGB)).
• 3 Years - Data required to consider potential warranty and compensation claims or similar contractual claims and rights, as well as to process related inquiries, based on previous business experiences and common industry practices, will be stored for the duration of the regular statutory limitation period of three years. This period begins at the end of the year in which the relevant contractual transaction took place or the contractual relationship ended in the case of ongoing contracts (Sections 195, 199 of the German Civil Code).

Start of the period at the end of the year: If a period does not expressly start on a specific date and lasts at least one year, it automatically begins at the end of the calendar year in which the event triggering the period occurred. In the case of ongoing contractual relationships in the context of which data is stored, the event triggering the deadline is the time at which the termination or other termination of the legal relationship takes effect.

Rights of Data Subjects

Rights of the Data Subjects under the GDPR: As data subject, you are entitled to various rights under the GDPR, which arise in particular from Articles 15 to 21 of the GDPR:

• Right to Object: You have the right, on grounds arising from your particular situation, to object at any time to the processing of your personal data which is based on letter (e) or (f) of Article 6(1) GDPR, including profiling based on those provisions. Where personal data are processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of the personal data concerning you for the purpose of such marketing, which includes profiling to the extent that it is related to such direct marketing.
• Right of withdrawal for consents: You have the right to revoke consents at any time.
• Right of access: You have the right to request confirmation as to whether the data in question will be processed and to be informed of this data and to receive further information and a copy of the data in accordance with the provisions of the law.
• Right to rectification: You have the right, in accordance with the law, to request the completion of the data concerning you or the rectification of the incorrect data concerning you.
• Right to Erasure and Right to Restriction of Processing: In accordance with the statutory provisions, you have the right to demand that the relevant data be erased immediately or, alternatively, to demand that the processing of the data be restricted in accordance with the statutory provisions.
• Right to data portability: You have the right to receive data concerning you which you have provided to us in a structured, common and machine-readable format in accordance with the legal requirements, or to request its transmission to another controller.
• Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you consider that the processing of your personal data infringes the GDPR. In particular, you may lodge a complaint with a supervisory authority in the Member State of your habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement.

Business services

We process personal data of our contractual and business partners, such as Customers, Clients, Prospective Customers, Suppliers and other cooperation partners (collectively referred to as "Contractual Partners"), for the initiation, execution and settlement of contractual relationships as well as comparable legal relationships. This also includes pre-contractual measures carried out at the request of the parties and communication related to the respective contractual relationship.

Processing serves in particular to fulfil our primary and secondary contractual obligations. This includes providing the agreed services, any update and information obligations, handling warranty claims and other service disruptions, processing revocations, terminations of continuing obligations, reversals, refunds as well as handling other contract-related statements and enquiries. Both one-off contracts and ongoing contractual relationships are covered.

In particular, we process master data such as name, address and where applicable company name; contact details such as email address and telephone number; contract and service data such as subject matter of the contract, duration of the contract, order or transaction number; usage and performance data; payment and billing data; as well as communication content and histories. Where necessary, we also process data disclosed or transmitted to us in connection with carrying out an assignment.

Furthermore, we process the data to safeguard our rights and to comply with legal obligations. This particularly includes commercial law and tax law retention requirements, documentation obligations as well as possible duties of proof or accountability. Processing may also take place on the basis of our legitimate interests in proper business management, internal administration, risk control and IT security as well as in protecting our business operations and Contractual Partners against misuse or threats to data, secrets or other legal assets. This may include involving external Service Providers such as IT- and telecommunications providers, transport- or logistics companies, payment service providers, banks, tax advisors or legal advisors or other vicarious agents insofar as this is required for executing contracts or fulfilling legal obligations.

Personal data will only be passed on to third parties if this is necessary for fulfilling a contract or conducting pre-contractual measures; safeguarding legitimate interests; or complying with statutory obligations. We will inform you separately within this privacy policy about any further processing activities, particularly those undertaken for marketing purposes.

Which specific data is required in each case will be communicated to Contractual Partners during collection, for example by appropriate labelling in online forms or during personal contact.

Data will be deleted once it is no longer required for these purposes provided there are no statutory retention requirements preventing deletion. Statutory retention periods, particularly under commercial or tax law, may require longer storage periods. Data transmitted in connection with a specific assignment will be deleted after completion of that assignment and expiration of any applicable retention period unless further statutory or contractual storage obligations exist.

• Processed data types: Inventory data (For example, the full name, residential address, contact information, customer number, etc.); Payment Data (e.g. bank details, invoices, payment history); Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers). Contract data (e.g. contract object, duration, customer category). Health data (e.g. nutritional and biometric data). Content data (e.g. content and communications submitted in the course of the coaching).
• Special categories of personal data: Health Data.
• Data subjects: Service recipients and clients; Prospective customers. Business and contractual partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations; Communication; Office and organisational procedures; Organisational and Administrative Procedures. Business processes and management procedures.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR). Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Coaching: We process the data of our clients as well as prospects and other contractors or business partners (collectively referred to as "clients") in order to provide them with our services. The processes carried out within the framework and for the purposes of coaching include: initiating contact and communication with clients, needs analysis to determine suitable coaching measures, planning and conducting coaching sessions, documenting coaching progress, capturing and managing client-specific information and data, scheduling and organising appointments, providing coaching materials and resources, invoicing and payment management, post-processing and follow-up of coaching sessions, quality assurance and feedback processes. We deliver our coaching services largely asynchronously: clients submit their data and check-ins, we review them and respond with video reviews and written feedback.
  The processed data, its nature, scope, purpose, and the necessity of its processing are determined by the underlying contractual relationship with the client.
  Insofar as it is necessary for fulfilling our contract, protecting vital interests or legally required, or if there is consent from the clients, we disclose or transfer the clients' data in compliance with professional legal requirements to third parties or agents such as authorities, billing centers as well as in the field of IT, office or comparable services; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR).
• Nutritional Counseling: We process the data of our clients to provide them with our consulting services in the field of nutrition and to bill them. The processed data, the type, scope, purpose, and necessity of its processing are determined by the underlying contract relationship and are communicated to the clients in a timely manner. In the course of our activity, we process health information of our clients as special categories of personal data; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR), Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Business processes and operations

Personal data of service recipients and clients - including customers, clients, or in specific cases, mandates, patients, or business partners as well as other third parties - are processed within the framework of contractual and comparable legal relationships and pre-contractual measures such as the initiation of business relations. This data processing supports and facilitates business processes in areas such as customer management, sales, payment transactions, accounting, and project management.

The collected data is used to fulfil contractual obligations and make business processes efficient. This includes the execution of business transactions, the management of customer relationships, the optimisation of sales strategies, and ensuring internal invoicing and financial processes. Additionally, the data supports the protection of the rights of the controller and promotes administrative tasks as well as the organisation of the company.

Personal data may be transferred to third parties if necessary for fulfilling the mentioned purposes or legal obligations. After legal retention periods expire or when the purpose of processing no longer applies, the data will be deleted. This also includes data that must be stored for longer periods due to tax law and legal obligations to provide evidence.

• Processed data types: Inventory data (For example, the full name, residential address, contact information, customer number, etc.); Payment Data (e.g. bank details, invoices, payment history); Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers); Content data (e.g. textual or pictorial messages and contributions, as well as information pertaining to them, such as details of authorship or the time of creation.); Contract data (e.g. contract object, duration, customer category); Log data (e.g. log files concerning logins or data retrieval or access times.); Usage data (e.g. page views and duration of visit, click paths, intensity and frequency of use, types of devices and operating systems used, interactions with content and features). Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers, involved parties). Health data (e.g. weight developments, within testimonials only with consent).
• Data subjects: Service recipients and clients; Prospective customers; Communication partner (Recipients of e-mails, letters, etc.); Business and contractual partners; Third parties; Users (e.g. website visitors, users of online services). Customers.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations; Office and organisational procedures; Business processes and management procedures; Communication; Marketing; Sales promotion; Public relations; Financial and Payment Management. Information technology infrastructure (Operation and provision of information systems and technical devices, such as computers, servers, etc.)).
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR). Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR). Consent (Article 6 (1) (a) GDPR). Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Customer Management and Customer Relationship Management (CRM): Processes required in the context of customer management and Customer Relationship Management (CRM) include customer acquisition in compliance with data protection regulations, measures to promote customer retention and loyalty, effective customer communication, complaint management and customer service with consideration of data protection, data management and analysis to support the customer relationship, management of CRM systems, secure account management, customer segmentation and targeting; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Contact management and contact maintenance: Processes required in the context of organizing, maintaining, and securing contact information (e.g., setting up and maintaining a central contact database, regular updates of contact information, monitoring data integrity, implementing data protection measures, ensuring access controls, conducting backups and restorations of contact data, training employees in effective use of contact management software, regular review of communication history and adjustment of contact strategies); Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• General Payment Transactions: Procedures required for carrying out payment transactions, monitoring bank accounts, and controlling payment flows (e.g., creation and verification of transfers, processing of direct debit transactions, checking of account statements, monitoring of incoming and outgoing payments, management of chargebacks, account reconciliation, cash management); Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Accounting, accounts payable, accounts receivable: Procedures required for the collection, processing, and control of business transactions in the area of accounts payable and receivable accounting (e.g., creation and verification of incoming and outgoing invoices, monitoring and management of outstanding items, execution of payment transactions, handling of dunning processes, account reconciliation within the scope of receivables and payables, accounts payable accounting, and accounts receivable accounting); Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Financial Accounting and Taxes: Procedures required for the collection, management, and control of finance-related business transactions as well as for the calculation, reporting, and payment of taxes (e.g., accounting and posting of business transactions, preparation of quarterly and annual financial statements, execution of payment transactions, handling of dunning processes, account reconciliation, tax consulting, preparation and submission of tax returns, management of tax affairs); Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR), Compliance with a legal obligation (Article 6 (1) (c) GDPR), Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Marketing, advertising, and sales promotion: Processes required in the context of marketing, advertising, and sales promotion (e.g., market analysis and audience targeting, development of marketing strategies, planning and execution of advertising campaigns, design and production of advertising materials, online marketing including SEO and social media campaigns, event marketing and trade show participation, customer loyalty programs, sales promotion measures, performance measurement and optimisation of marketing activities, budget management and cost control); Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Public Relations: Processes required in the context of public relations and public relations activities (e.g., development and implementation of communication strategies, planning and execution of PR campaigns, creation and distribution of press releases, maintenance of media contacts, monitoring and analysis of media response, organisation of press conferences and public events, crisis communication, creation of content for social media and corporate websites, management of corporate branding); Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Testimonials and success stories: With the express consent of the clients concerned, we publish testimonials and success stories, for instance on our website and in our social media presences. What is published is determined solely by the consent granted in the individual case: from a purely textual statement without a name through to name, photo and weight development. Where health data (e.g. a weight development graph or information about the nutrition coaching) is published, this is done exclusively on the basis of explicit consent. Consent is voluntary, has no effect on the coaching services and can be withdrawn at any time with effect for the future; after a withdrawal we remove the content concerned from the channels under our control; Legal Basis: Consent (Article 6 (1) (a) GDPR); Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Providers and services used in the course of business

As part of our business activities, we use additional services, platforms, interfaces or plug-ins from third-party providers (in short, "services") in compliance with legal requirements. Their use is based on our interests in the proper, legal and economic management of our business operations and internal organization.

• Processed data types: Inventory data (For example, the full name, residential address, contact information, customer number, etc.); Payment Data (e.g. bank details, invoices, payment history); Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers); Content data (e.g. textual or pictorial messages and contributions, as well as information pertaining to them, such as details of authorship or the time of creation.). Contract data (e.g. contract object, duration, customer category); Health data (e.g. nutritional and biometric data). Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers, involved parties).
• Data subjects: Service recipients and clients; Prospective customers; Business and contractual partners. Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations; Office and organisational procedures. Business processes and management procedures.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR). Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Google Workspace: Cloud-based application software (e.g. word processing and spreadsheets, calendar and contact management), cloud storage, and cloud infrastructure services. We also store our clients' documents created in the course of nutrition coaching in Google Workspace, which may contain health data (e.g. nutritional and biometric data), as well as the information prospective clients submit via our intake form; when the intake form is submitted, a folder and spreadsheets are created for that person, holding this information and later the coaching documents. We process these special categories of personal data on the basis of the explicit consent of the clients and prospective clients. These documents also include photos uploaded by clients; the video reviews created in the course of the coaching are stored with our video service provider (see the Bunny Stream entry). Coaching documents are stored until the end of the coaching contract; clients can download their documents until 90 days after the end of the contract, after which they are deleted unless statutory retention obligations require otherwise. Answers to the pre-call form for a booked consultation are deleted 90 days after the consultation call unless a coaching contract is concluded within that time. In addition, we store invoices and payment records in Google Workspace, including the customer identifier, mandate reference and payment status transmitted by the payment service provider, for the duration of the statutory retention periods. Service provider: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland; Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR), Consent to the processing of special categories of personal data (Art. 9(2)(a) GDPR); Data processing agreement: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum; Basis for third-country transfers: Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses (https://cloud.google.com/terms/eu-model-contract-clause). Further information: https://cloud.google.com/privacy; Service provider: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland; Website: https://workspace.google.com/. Privacy Policy: https://business.safety.google/privacy/.
• Tally: Creation and evaluation of online forms, surveys, feedback forms, etc. Via Tally we collect, among other things, the information from our intake form ("Getting to know you"), which prospective clients complete before booking an intro call, and from our check-in forms; both may contain health data (e.g. details on allergies, weight, height, nutrition). We also collect via Tally the photos uploaded by clients within the scope of the photo consent. For booked consultations we collect via Tally a pre-call form (including height, weight, sex and health limitations), whose answers serve to check suitability and to prepare the call, and a scheduling form (name, e-mail address, phone number and order number). We process these special categories of personal data on the basis of the data subjects' explicit consent, which is given in the respective form. The intake form is only loaded on our website after users click the corresponding button; only with this click does the browser establish a connection to Tally's servers, transmitting the IP address and technical details about the browser. The embedded form does not set cookies. When the intake form is submitted, a folder and spreadsheets in Google Workspace and a record in our application are created for that person (see the Google Workspace and Clever Cloud entries); we store the information submitted via the forms in Google Workspace. We delete the information of prospective clients with whom no coaching contract is concluded no later than six months after the intake form was submitted; answers to the pre-call form for a consultation are deleted 90 days after the consultation call unless a coaching contract is concluded within that time. Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR), Consent to the processing of special categories of personal data (Art. 9(2)(a) GDPR); Data processing agreement: A data processing agreement has been concluded (https://tally.so/help/data-processing-agreement); Service provider: Tally, Muidepoort 19A, 9000 Gent, Belgium; Website: https://tally.so/. Privacy Policy: https://tally.so/help/privacy-policy.

• Cronometer: A nutrition and biometric tracking service that lets users record and analyse their food intake, nutrient levels, weight, activity, and other biometric values. We use a Cronometer Pro licence to access and manage our clients' data within the scope of our nutrition coaching (for example, viewing food diaries, leaving comments, adjusting target values). This requires clients to maintain their own Cronometer account and to accept our invitation as their coach; the clients' accounts and our Pro account remain separate.

  For the data we access on this basis and manage within the coaching, Cronometer acts as our processor; a data processing agreement (DPA) has been concluded for this purpose. To the extent that Cronometer operates the platform for its own purposes (in particular providing, securing, analysing, and improving the service) and handles its own direct contractual relationship with clients as account holders, Cronometer is an independent controller in that respect; Cronometer's own privacy policy applies to this.

  In the course of this use, we process health data (e.g. weight, nutritional and biometric information) as a special category of personal data on the basis of the clients' explicit consent. Where agreed in the individual coaching, we export the clients' tracking and biometric data from Cronometer into our own systems with this explicit consent (e.g. to create nutrition plans); the further processing in our systems is governed by the sections on our consulting and coaching services.

  Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR), Consent to the processing of special categories of personal data (Art. 9(2)(a) GDPR); Data processing agreement: A data processing agreement has been concluded (not publicly available); Basis for third-country transfers: Adequacy decision (Canada); storage on servers in the USA is additionally safeguarded by the data processing agreement (including standard contractual clauses for sub-processors engaged); Service provider: Cronometer Software Inc., PO Box 3270, Revelstoke, BC V0E 2S0, Canada; Website: https://cronometer.com. Privacy Policy: https://cronometer.com/privacy/.

Payment Procedure

Within the framework of contractual and other legal relationships, due to legal obligations or otherwise on the basis of our legitimate interests, we offer data subjects efficient and secure payment options and use other service providers for this purpose in addition to banks and credit institutions (collectively referred to as "payment service providers"). Payment transactions are carried out exclusively via encrypted connections in accordance with the state of the art, ensuring that the data entered is protected from unauthorized access during transmission.

The data processed by the payment service providers includes inventory data, such as the name and address, bank data, such as account numbers or credit card numbers, passwords, TANs and checksums, as well as the contract, total and recipient-related information. The information is required to carry out the transactions. However, the data entered is only processed by the payment service providers and stored with them. I.e. we do not receive full credit card data, but the confirmation or rejection of the payment, the references named in the Mollie entry and, with SEPA direct debit, the payer details held in the mandate (name, IBAN, BIC). Under certain circumstances, the data may be transmitted by the payment service providers to credit agencies. The purpose of this transmission is to check identity and creditworthiness. Please refer to the terms and conditions and data protection information of the payment service providers.

The terms and conditions and data protection information of the respective payment service providers apply to the payment transactions and can be accessed within the respective websites or transaction applications. We also refer to these for further information and the assertion of revocation, information and other data subject rights.

• Processed data types: Inventory data (For example, the full name, residential address, contact information, customer number, etc.); Payment Data (e.g. bank details, invoices, payment history); Contract data (e.g. contract object, duration, customer category). Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers).
• Data subjects: Service recipients and clients. Business and contractual partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations. Business processes and management procedures.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR). Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Apple Pay: Payment services provider; Service provider: Apple Inc., Infinite Loop, Cupertino, CA 95014, USA; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Website: https://www.apple.com/apple-pay/. Privacy Policy: https://www.apple.com/legal/privacy/en-ww/.
• Google Pay: Payment services provider; Service provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Website: https://pay.google.com/intl/en_uk/about/. Privacy Policy: https://business.safety.google/privacy/.
• Mastercard: Payment-Service-Provider (technical integration of online-payment-methods); Service provider: Mastercard Europe SA, Chaussée de Tervuren 198A, B-1410 Waterloo, Belgium; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Website: https://www.mastercard.co.uk. Privacy Policy: https://www.mastercard.co.uk/en-gb/vision/terms-of-use/commitment-to-privacy/privacy.html.
• Mollie: Payment-Service-Provider (technical integration of online-payment-methods). We use Mollie to process our clients' payments; the checkout currently offers card payment (Visa, Mastercard), Apple Pay, Google Pay, SEPA credit transfer, SEPA direct debit and Pay by Bank. Payment is made on Mollie's pages, either via a payment link we send or, when a consultation is ordered through our website, from that order process; payment details are never entered on our website. For recurring payments, a mandate (e.g. a SEPA direct debit mandate) may be set up during checkout and stored by Mollie. We store the customer identifier assigned by Mollie, the mandate reference and the payment status in our business records; for orders placed through our website, our application stores the payment reference assigned by Mollie and the payment status with the respective order (see the Clever Cloud entry). Invoices and payment records are kept in Google Workspace. Mollie processes the payment data as an independent controller, in particular to execute the payment, to prevent fraud and to fulfil its own legal obligations; Mollie's privacy policy applies in this respect. Apple Pay, Google Pay and cards of the Visa and Mastercard schemes are integrated via Mollie; the respective providers process the payment data on their own responsibility under their own privacy notices, and we ourselves do not transmit any data to these providers; Legal basis: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR); Service provider: Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Netherlands; Website: https://www.mollie.com/. Privacy Policy: https://www.mollie.com/gb/legal/privacy.
• Visa: Payment-Service-Provider (technical integration of online-payment-methods); Service provider: Visa Europe Services Inc., Zweigniederlassung London, 1 Sheldon Square, London W2 6TT, UK; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Website: https://www.visa.de. Privacy Policy: https://www.visa.com/en-us/legal/global-privacy-notice.

Provision of online services and web hosting

We process user data in order to be able to provide them with our online services. For this purpose, we process the IP address of the user, which is necessary to transmit the content and functions of our online services to the user's browser or terminal device.

• Processed data types: Usage data (e.g. page views and duration of visit, click paths, intensity and frequency of use, types of devices and operating systems used, interactions with content and features, playback data of the video reviews); Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers, involved parties); Log data (e.g. log files concerning logins or data retrieval or access times.); Inventory data (e.g. name, customer number, account data of the client area); Contact data (e.g. e-mail addresses); Contract data (e.g. consultation orders, withdrawal requests, contract register with offer number, status, term and prices); Payment data (e.g. payment reference and payment status of orders placed through our website); Content data (e.g. messages exchanged via the Telegram bot, feedback in the client area, summaries of the video reviews). Health data (temporarily, for display in the client area, where shared by clients via the Telegram bot, and in the summaries of the video reviews).
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services). Prospective customers. Service recipients and clients. Communication partner (Recipients of e-mails, letters, etc.).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of our online services and usability; Information technology infrastructure (Operation and provision of information systems and technical devices, such as computers, servers, etc.)); Security measures. Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations. Web analytics (e.g. access statistics, testing different wordings of a page).
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Consent to the processing of special categories of personal data (Article 9 (2) (a) GDPR) for the health data displayed in the client area, shared via the Telegram bot and contained in the video review summaries.

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Provision of online offer on rented hosting space: For the provision of our online services, we use storage space, computing capacity and software that we rent or otherwise obtain from a corresponding server provider (also referred to as a "web hoster"); Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).
• Collection of Access Data and Log Files: Access to our online service is logged in the form of so-called "server log files". Server log files may include the address and name of the accessed web pages and files, date and time of access, transferred data volumes, notification of successful retrieval, browser type along with version, the user's operating system, referrer URL (the previously visited page), and typically IP addresses and the requesting provider. The server log files can be used for security purposes, e.g., to prevent server overload (especially in the case of abusive attacks, known as DDoS attacks), and to ensure server load management and stability; Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR). Retention period: Log file information is stored for a maximum period of 30 days and then deleted or anonymized. Data, the further storage of which is necessary for evidence purposes, are excluded from deletion until the respective incident has been finally clarified.
• Cookie-free reach measurement (self-operated): We measure the use of our online services with a self-operated, server-side method that works without cookies and without third-party scripts; no information is stored on or read from the device. We record the pages accessed, the referring website, the page-to-page course of a visit and the campaign parameters contained in the link address (utm parameters); if the link address carries a click identifier of an advertising network, we only note that the visit came from there, the identifier itself is not stored, and no data is transmitted to advertising networks. Clicks on the booking, WhatsApp contact and order buttons are reported to us by the browser through a small script of our own, transmitting only the kind of button. To test different wordings of a page, the same method determines for the duration of one day which version a visitor sees; we record the version shown and the clicks named above. IP address and User-Agent are used solely to form a daily-changing, pseudonymous visitor identifier and are not stored; the key used to form it is renewed daily and removed once the individual page views are deleted, so that recognition across several days is excluded and subsequent attribution to a person becomes impossible for us as well, at the latest when the individual page views are deleted. Signed-in users, visitors with an active Do Not Track or Global Privacy Control signal and detected automated access are excluded from the measurement. Individual page views are deleted after seven days at the latest and are retained only as aggregated statistics without personal reference. Processing takes place exclusively on the servers of our hosting provider; Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); the legitimate interest lies in the statistical analysis and improvement of our online services in a form that requires no tracking techniques and no consent prompts.
• Sentry: Monitoring system stability and identifying code errors - Information about the device or error time are collected pseudonymously and are deleted afterwards; Service provider: Functional Software Inc., Sentry, 132 Hawthorne Street, San Francisco, California 94107, USA; Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Website: https://sentry.io; Security measures: IP Masking (Pseudonymization of the IP address); Privacy Policy: https://sentry.io/privacy; Data Processing Agreement: https://sentry.io/legal/dpa/. Basis for third-country transfers: Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses (https://sentry.io/legal/dpa/). We have configured Sentry so that no IP addresses, e-mail addresses, cookies, request contents or local program variables are transmitted; what is captured is essentially error messages, stack traces and the accessed URL path. No health data of our clients (e.g. nutritional or biometric data) reaches Sentry this way. Our account is set to the EU data region; storage takes place in a data centre in Frankfurt am Main.
• Clever Cloud: A cloud platform for running web applications, databases and object storage (storing files in an online storage system). The provider's servers hold the content of the applications operated on them, including the personal data processed there, such as inventory data, contact data and usage data of the people using the application. In our case this concerns our online services including the client area, the associated database and the Telegram reminder bot. Stored in the database are: the account data described in the registration, login and user account section, including the records of prospective clients who have submitted our intake form (name, e-mail address, the identifier of the form response and the identifiers of the folder and spreadsheets created for that person in Google Workspace); the Telegram user identifier and the messages exchanged via the Telegram bot; the feedback submitted by clients in the client area; sign-ups to our Field Notes via the form in the footer (e-mail address and details of the sign-up process; see the privacy notice for that form); consultation orders placed through our website (name, e-mail address, the service ordered and its price, the payment reference assigned by Mollie and the payment status, and the declarations confirmed during the order process with their timestamps) and withdrawal requests submitted through our website; a contract register for our coaching offers (offer number, customer number, e-mail address, contract status, offer, start and end dates, prices, the versions of the underlying documents and a checksum of the offer document; name, address and the document itself are not stored there); and, for the coaching video reviews, the date, the video identifier at our video service provider, a written summary, which may contain health-related information, and the playback data described in the registration, login and user account section. The coaching data retrieved for display in the client area is processed there only temporarily and is not stored in the database. The contract register is retained after the deletion of a user account for the duration of the statutory retention periods; summaries and playback data of the video reviews are deleted 90 days after the end of the coaching contract. When the application is accessed, technical connection data is processed, in particular IP address, date and time of the request, the resource requested, browser type and operating system. This data is recorded in server log files (automatically generated protocol files) and serves the provision of the service, operational security and error analysis; the provider retains it for seven days. Transmission is encrypted via TLS (Transport Layer Security, an encryption protocol for data transfers over the internet). In addition, metrics and logs for operational monitoring as well as automatic database backups are created; the backups are kept on a rolling seven-day basis and then overwritten. Operations take place in data centres in France; we use the Paris region only. The data processing agreement forms part of the provider's contractual terms and also covers the database services; Legal bases: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Article 6 (1) (b) GDPR) with regard to order, contract and coaching data; with regard to health-related information in the video review summaries, the explicit consent given within the coaching relationship (Article 9 (2) (a) GDPR); Data Processing Agreement: https://www.clever.cloud/general-terms-and-conditions-of-use/clever-cloud-data-processing-agreement/; Service provider: Clever Cloud SAS, 4 rue Voltaire, 44000 Nantes, France; Website: https://www.clever.cloud/. Privacy Policy: https://www.clever.cloud/privacy-policy/.

Use of Cookies

The term "cookies" refers to functions that store information on users' devices and read it from them. Cookies can also be used for different purposes, such as ensuring the functionality, security, and convenience of online services, as well as analyzing visitor traffic. We use cookies in accordance with legal regulations. If necessary, we obtain users' consent in advance. If consent is not required, we rely on our legitimate interests. This applies when storing and reading information is essential to provide explicitly requested content and functions. This includes, for example, saving settings and ensuring the functionality and security of our online services. Consent can be withdrawn at any time. We clearly inform users about the scope of the consent and which cookies are used.

Information on legal data protection bases: Whether we process personal data using cookies depends on users' consent. If consent is given, it serves as the legal basis. Without consent, we rely on our legitimate interests, as outlined in this section and in the context of the respective services and procedures.

Storage duration: The following types of cookies are distinguished based on their storage duration:

• Temporary cookies (also: session cookies): Temporary cookies are deleted at the latest after a user leaves an online service and closes their device (e.g., browser or mobile application).
• Permanent cookies: Permanent cookies remain stored even after the device is closed. For example, the login status can be saved, and preferred content can be displayed directly when the user revisits a website. Additionally, the user data collected with cookies may be used for audience measurement. Unless we provide explicit information to users about the type and storage duration of cookies (e.g., when obtaining consent), users should assume that these are permanent and may have a storage duration of up to two years.

General information on withdrawal and objection (opt-out): Users can withdraw their consent at any time and also object to the processing according to legal regulations, including through the privacy settings of their browser.

• Processed data types: Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers, involved parties).
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).

Local storage: Our online services also store two purely functional settings in your browser's local storage: the chosen display mode (light or dark) and, in the client area, a table view setting. This information remains on your device, is not transmitted to us or to third parties, and can be deleted at any time via your browser settings. Beyond this, our online services set only technically necessary cookies: a CSRF protection cookie (stored for up to one year), a session cookie for the signed-in client area (stored for 14 days), a temporary notice cookie deleted when the browser is closed, and a language cookie (django_language, value de or en, stored for one year), which is set only when you choose a language via the language switch and serves to show you the chosen language version.

Registration, Login and User Account

A user account is available to our coaching clients and to prospective clients who have submitted our intake form; open registration is not possible. Signing in takes place exclusively via an existing Google account (single sign-on); no separate password is created or stored with us. Upon sign-in we receive from Google the details required to maintain the account, in particular name, e-mail address and Google account identifier as well as, where provided, profile picture URL and language setting. Google access tokens are not stored by us. Sign-in attempts from Google accounts not assigned to a person registered with us are rejected without a user account being created. When Google sign-in is used, Google processes the sign-in data under its own responsibility; Google's privacy policy additionally applies (https://policies.google.com/privacy).

Within the use of the client area, we store the time of sign-ins and, per day, the number of times the dashboard is opened. For the video reviews we additionally store, per review, whether and when it was first played and whether the end was reached, the furthest point reached and, per ten-second segment, the number of plays. Beyond that, we do not record which content, entries or sections were viewed; no IP addresses or browser details are stored for this purpose. This information serves the coaching support (for instance, recognising whether a client is using their dashboard or has watched a review) and the security of the client area. Sign-in and access data is deleted when the coaching relationship ends, at the latest after three years; the playback data of the video reviews is deleted 90 days after the end of the coaching contract. This data will not be passed on to third parties unless it is necessary to pursue our claims or there is a legal obligation to do so.

Users may be informed by e-mail of information relevant to their user account, such as technical changes.

• Processed data types: Inventory data (e.g. name); Contact data (e.g. e-mail address); Usage data (times of sign-ins, number of dashboard opens per day and playback data of the video reviews). Log data (e.g. log files concerning logins).
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations; Security measures; Organisational and Administrative Procedures. Provision of our online services and usability.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR). Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Users' profiles are not public: The users' profiles are not publicly visible or accessible.

Contact and Inquiry Management

When contacting us (e.g. via mail, e-mail, telephone or via social media) as well as in the context of existing user and business relationships, the information of the inquiring persons is processed to the extent necessary to respond to the contact requests and any requested measures.

• Processed data types: Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers). Content data (e.g. textual or pictorial messages and contributions, as well as information pertaining to them, such as details of authorship or the time of creation.).
• Data subjects: Communication partner (Recipients of e-mails, letters, etc.).
• Purposes of processing and legitimate interests: Communication; Organisational and Administrative Procedures; Feedback (e.g. collecting feedback via online form). Provision of our online services and usability.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).

Communication via Messenger

We use messenger services for communication purposes and therefore ask you to observe the following information regarding the functionality of the messenger services, encryption, use of the metadata of the communication and your objection options.

You can also contact us by alternative means, e.g. telephone or e-mail. Please use the contact options provided to you or use the contact options provided within our online services.

In the case of encryption of content (i.e. the content of your message and attachments), we point out that the communication content (i.e. the content of the message and attachments) is encrypted end-to-end. This means that the content of the messages is not visible, not even by the messenger service providers themselves. You should always use a current version of the messenger service with activated encryption, so that the encryption of the message contents is guaranteed.

However, we would like to point out to our communication partners that although messenger service providers do not see the content where it is end-to-end encrypted, they can find out that and when communication partners communicate with us and process technical information on the communication partner's device used and, depending on the settings of their device, also location information (so-called metadata).

Information on Legal basis: If we ask communication partners for permission before communicating with them via messenger services, the legal basis of our processing of their data is their consent. Otherwise, if we do not request consent and you contact us, for example, voluntarily, we use messenger services in our dealings with our contractual partners and as part of the contract initiation process as a contractual measure and in the case of other interested parties and communication partners on the basis of our legitimate interests in fast and efficient communication and meeting the needs of our communication partners for communication via messenger services. We would also like to point out that we do not transmit the contact data provided to us to the messenger service providers for the first time without your consent.

Withdrawal, objection and deletion: You can withdraw your consent or object to communication with us via messenger services at any time. In the case of communication via messenger services, we delete the messages in accordance with our general data retention policy (i.e. as described above after the end of contractual relationships, archiving requirements, etc.) and otherwise as soon as we can assume that we have answered any information provided by the communication partners, if no reference to a previous conversation is to be expected and there are no legal obligations to store the messages to prevent their deletion.

Reservation of reference to other means of communication: For your security, we kindly ask for your understanding that we may not respond to enquiries via messenger for specific reasons. This applies in situations where contract details require heightened confidentiality or a response via messenger does not meet formal requirements. In such cases, we recommend using more appropriate communication channels.

• Processed data types: Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers). Content data (e.g. textual or pictorial messages and contributions, as well as information pertaining to them, such as details of authorship or the time of creation.). Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers, involved parties). Health data (where volunteered by clients).
• Data subjects: Communication partner (Recipients of e-mails, letters, etc.); Service recipients and clients. Prospective customers.
• Purposes of processing and legitimate interests: Communication. Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Consent (Article 6 (1) (a) GDPR); Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR). Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR). Consent to processing of special categories of personal data (Article 9 (2)(a) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Telegram: A cloud-based messaging service that enables the sending and receiving of text messages, voice messages, images, videos, files, and voice calls. Telegram stores chats, media, and contacts encrypted on servers to allow cross-platform access. Individual chats can optionally be protected by end-to-end encryption; chats with bots such as ours are not end-to-end encrypted. We operate a Telegram bot through which clients receive reminders (e.g. for check-ins and appointments) and can send us messages. The bot is intended exclusively for existing clients and is linked to the coaching account by starting the bot via the invitation link we provide; in doing so, clients consent to receiving the reminders and can end them at any time. The data processed are the Telegram user identifier, the time and content of the messages exchanged via the bot, and the reminder times. The bot runs in our own application with our hosting provider Clever Cloud; the messages are stored there and deleted in accordance with our general deletion rules. In addition, our application uses the same bot to send us notices of new or changed coaching offers in a chat used only by us; these notices contain the customer number, the offer number and the status, but neither names nor prices nor documents. Telegram can process the messages and metadata (e.g. user identifier, timestamps, device information) for its own purposes, over which we have no influence; in this respect Telegram is an independent controller. The provider is Telegram Messenger Inc., established outside the EEA; according to its own statements, Telegram stores the data of users from the EEA in data centres in the Netherlands. Insofar as this involves a transfer to a third country, it is based on the explicit consent of the clients, who start the bot themselves with knowledge of this information. We do not request health data via the bot and ask that health-related information be sent by e-mail or through the channels agreed in the coaching; e-mail is always available as an alternative channel. If clients nevertheless share health-related information via the bot on their own initiative, this is covered by the explicit consent given within the coaching relationship (Art. 9(2)(a) GDPR). We do not reply via the bot to messages from persons who are not our clients, and we delete them. Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR) for clients; Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR) for other communication partners and with regard to the notices sent to ourselves; with regard to health-related information shared on their own initiative, the explicit consent given within the coaching relationship (Art. 9(2)(a) GDPR); Service provider: Representative in the European Union: European Data Protection Office (EDPO), Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brussels, Belgium; Website: https://telegram.org/. Privacy Policy: https://telegram.org/privacy.
• WhatsApp: A communication service that enables the sending and receiving of text messages, voice messages, images, videos, documents, as well as voice and video calls over the internet. We use a WhatsApp Business account for organisational and administrative communication with clients and prospective clients (e.g. scheduling appointments, questions before a contract is concluded and brief queries). For this purpose our website and the client area offer a button that opens a chat with our number. This is a plain link: before the click, no scripts or cookies from WhatsApp or Meta are loaded, and the address of the page you were on is not passed to WhatsApp when you click; only once you start the chat does WhatsApp process your phone number and your messages. We never request health data via WhatsApp; however, clients may, on their own initiative, share health-related information (e.g. progress updates) through this channel. This is covered by the general consent to the processing of health data that clients provide as part of the coaching relationship (Article 9 (2)(a) GDPR); email is always available as an alternative channel. Communication is conducted through end-to-end encryption, ensuring that content is accessible only to the involved communication partners. We delete chat histories with clients after the end of the coaching relationship in accordance with our general deletion rules; health-related content is deleted at that point in any case. Consents given in the chat (e.g. to the use of photos or testimonials) are kept as proof for as long as the content concerned is in use. Chats with prospective clients with whom no contract is concluded are deleted no later than six months after the last message. To provide the service, the platform processes metadata (e.g. phone numbers, timestamps, device information) and may use this data for its own purposes such as functionality enhancement, security, and service optimisation, on which we have no influence; in this respect WhatsApp Ireland Limited acts as an independent controller. Service provider: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road 4, D04 X2K5 Dublin, Ireland; Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR) for clients; Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR) for prospective clients; with regard to any health-related information shared by clients on their own initiative, the explicit consent given within the coaching relationship (Article 9 (2)(a) GDPR); Service provider: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road 4, D04 X2K5 Dublin, Ireland; Website: https://www.whatsapp.com/. Privacy Policy: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Profiles in Social Networks (Social Media)

We maintain online presences within social networks and process user data in this context in order to communicate with the users active there or to offer information about us.

We would like to point out that user data may be processed outside the European Union. This may entail risks for users, e.g. by making it more difficult to enforce users' rights.

In addition, user data is usually processed within social networks for market research and advertising purposes. For example, user profiles can be created on the basis of user behaviour and the associated interests of users. The user profiles can then be used, for example, to place advertisements within and outside the networks which are presumed to correspond to the interests of the users. For these purposes, cookies are usually stored on the user's computer, in which the user's usage behaviour and interests are stored. Furthermore, data can be stored in the user profiles independently of the devices used by the users (especially if the users are members of the respective networks or will become members later on).

For a detailed description of the respective processing operations and the opt-out options, please refer to the respective data protection declarations and information provided by the providers of the respective networks.

Also in the case of requests for information and the exercise of rights of data subjects, we point out that these can be most effectively pursued with the providers. Only the providers have access to the data of the users and can directly take appropriate measures and provide information. If you still need help, please do not hesitate to contact us.

• Processed data types: Contact data (e.g. postal and email addresses or phone numbers); Content data (e.g. textual or pictorial messages and contributions, as well as information pertaining to them, such as details of authorship or the time of creation.). Usage data (e.g. page views and duration of visit, click paths, intensity and frequency of use, types of devices and operating systems used, interactions with content and features).
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Communication; Feedback (e.g. collecting feedback via online form). Public relations.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR).

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Instagram: Social network, allows the sharing of photos and videos, commenting on and favouriting posts, messaging, subscribing to profiles and pages; Service provider: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland; Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Website: https://www.instagram.com; Privacy Policy: https://privacycenter.instagram.com/policy/. Basis for third-country transfers: Data Privacy Framework (DPF).
• Facebook Pages: Profiles within the social network Facebook - The controller is jointly responsible with Meta Platforms Ireland Limited for the collection and transmission of data from visitors to our Facebook page ("Fanpage"). This includes, in particular, information about user behaviour (e.g., viewed or interacted content, actions taken) as well as device information (e.g., IP address, operating system, browser type, language settings, cookie data). Further details can be found in the Facebook Data Policy: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Facebook also uses this data to provide us with statistical evaluations through the "Page Insights" service that give insights into how people interact with our page and its content. The basis for this is an agreement with Facebook ("Information about Page Insights": https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum), which regulates security measures and the exercise of data subjects' rights. Further information can be found here: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Users can therefore direct requests for information or deletion directly to Facebook. The rights of users (particularly access, deletion, objection, complaint to a supervisory authority) remain unaffected by this. The joint responsibility is limited exclusively to the collection of data by Meta Platforms Ireland Limited (EU). Meta Platforms Ireland Limited alone is responsible for further processing, including any possible transmission to Meta Platforms Inc. in the USA; Service provider: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland; Legal Basis: Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Website: https://www.facebook.com; Privacy Policy: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Basis for third-country transfers: Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses (https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum).

Management, Organization and Utilities

We use services, platforms and software from other providers (hereinafter referred to as " third-party providers") for the purposes of organizing, administering, planning and providing our services. When selecting third-party providers and their services, we comply with the legal requirements.

Within this context, personal data may be processed and stored on the servers of third-party providers. This may include various data that we process in accordance with this privacy policy. This data may include in particular master data and contact data of users, data on processes, contracts, other processes and their contents.

If users are referred to the third-party providers or their software or platforms in the context of communication, business or other relationships with us, the third-party provider processing may process usage data and metadata that can be processed by them for security purposes, service optimisation or marketing purposes. We therefore ask you to read the data protection notices of the respective third party providers.

• Processed data types: Content data (e.g. video reviews); Usage data (e.g. playback of the video reviews); Meta, communication and process data (e.g. IP addresses, timestamps, identification numbers). Health data (where contained in the video reviews).
• Data subjects: Service recipients and clients. Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfillment of contractual obligations. Office and organisational procedures.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section "General Information on Data Retention and Deletion".
• Legal Basis: Performance of a contract and prior requests (Article 6 (1) (b) GDPR); Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR); Consent to the processing of special categories of personal data (Article 9 (2) (a) GDPR) for the health data contained in the video reviews.

Further information on processing methods, procedures and services used:

• Bunny Stream: Video hosting and video streaming. Via Bunny Stream we store and stream the video reviews created in the course of the coaching, which may contain clients' health data (e.g. details on nutrition, weight and progress); we process these special categories of personal data on the basis of the explicit consent given within the coaching relationship. The videos are stored exclusively in a storage region in the EU (Frankfurt) and are not replicated outside it. Playback takes place in the signed-in client area via the provider's embedded player; when a video is played, the browser establishes a connection to Bunny's servers, transmitting the IP address and technical details about the browser. Playback addresses are signed and valid for a limited time only; downloading the videos is not provided for. The player stores no information on the device, and the provider's playback statistics are switched off; the playback data we record ourselves is described in the registration, login and user account section. The videos are deleted at the provider 90 days after the end of the coaching contract; when a user account is deleted, the associated videos are deleted as well. Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR); Consent to the processing of special categories of personal data (Art. 9(2)(a) GDPR); Data processing agreement: A data processing agreement has been concluded; Service provider: BUNNYWAY d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slovenia; Website: https://bunny.net. Privacy Policy: https://bunny.net/privacy/.

Changes and Updates

We kindly ask you to inform yourself regularly about the contents of our data protection declaration. We will adjust the privacy policy as changes in our data processing practices make this necessary. We will inform you as soon as the changes require your cooperation (e.g. consent) or other individual notification.

If we provide addresses and contact information of companies and organizations in this privacy policy, we ask you to note that addresses may change over time and to verify the information before contacting us.

Terminology and Definitions

In this section, you will find an overview of the terminology used in this privacy policy. Where the terminology is legally defined, their legal definitions apply. The following explanations, however, are primarily intended to aid understanding.

• Contact data: Contact details are essential information that enables communication with individuals or organizations. They include, among others, phone numbers, postal addresses, and email addresses, as well as means of communication like social media handles and instant messaging identifiers.
• Content data: Content data comprise information generated in the process of creating, editing, and publishing content of all types. This category of data may include texts, images, videos, audio files, and other multimedia content published across various platforms and media. Content data are not limited to the content itself but also include metadata providing information about the content, such as tags, descriptions, authorship details, and publication dates.
• Contract data: Contract data are specific details pertaining to the formalisation of an agreement between two or more parties. They document the terms under which services or products are provided, exchanged, or sold. This category of data is essential for managing and fulfilling contractual obligations and includes both the identification of the contracting parties and the specific terms and conditions of the agreement. Contract data may encompass the start and end dates of the contract, the nature of the agreed-upon services or products, pricing arrangements, payment terms, termination rights, extension options, and special conditions or clauses. They serve as the legal foundation for the relationship between the parties and are crucial for clarifying rights and duties, enforcing claims, and resolving disputes.
• Controller: "Controller" means the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.
• Inventory data: Inventory data encompass essential information required for the identification and management of contractual partners, user accounts, profiles, and similar assignments. These data may include, among others, personal and demographic details such as names, contact information (addresses, phone numbers, email addresses), birth dates, and specific identifiers (user IDs). Inventory data form the foundation for any formal interaction between individuals and services, facilities, or systems, by enabling unique assignment and communication.
• Log data: Protocol data, or log data, refer to information regarding events or activities that have been logged within a system or network. These data typically include details such as timestamps, IP addresses, user actions, error messages, and other specifics about the usage or operation of a system. Protocol data is often used for analyzing system issues, monitoring security, or generating performance reports.
• Meta, communication and process data: Meta-, communication, and procedural data are categories that contain information about how data is processed, transmitted, and managed. Meta-data, also known as data about data, include information that describes the context, origin, and structure of other data. They can include details about file size, creation date, the author of a document, and modification histories. Communication data capture the exchange of information between users across various channels, such as email traffic, call logs, messages in social networks, and chat histories, including the involved parties, timestamps, and transmission paths. Procedural data describe the processes and operations within systems or organisations, including workflow documentations, logs of transactions and activities, and audit logs used for tracking and verifying procedures.
• Payment Data: Payment data comprise all information necessary for processing payment transactions between buyers and sellers. This data is crucial for e-commerce, online banking, and any other form of financial transaction. It includes details such as credit card numbers, bank account information, payment amounts, transaction dates, verification numbers, and billing information. Payment data may also contain information on payment status, chargebacks, authorizations, and fees.
• Personal Data: "personal data" means any information relating to an identified or identifiable natural person ("data subject"); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
• Processing: The term "processing" covers a wide range and practically every handling of data, be it collection, evaluation, storage, transmission or erasure.
• Usage data: Usage data refer to information that captures how users interact with digital products, services, or platforms. These data encompass a wide range of information that demonstrates how users utilise applications, which features they prefer, how long they spend on specific pages, and through what paths they navigate an application. Usage data can also include the frequency of use, timestamps of activities, IP addresses, device information, and location data. They are particularly valuable for analysing user behaviour, optimising user experiences, personalising content, and improving products or services. Furthermore, usage data play a crucial role in identifying trends, preferences, and potential problem areas within digital offerings

Google Kalender (Terminbuchung, nach Klick)

Auf der Seite /book/ wird ein Kalender von Google eingebunden, um Termine für ein kostenloses Erstgespräch zu buchen. Der Kalender wird erst geladen, nachdem Sie aktiv auf „Kalender laden“ geklickt haben; vor diesem Klick findet keine Verbindung zu Google statt. Mit dem Laden werden Ihre IP-Adresse und Browserinformationen an Google übermittelt. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine Übermittlung an die Google LLC (USA) ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Der Klick selbst ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; ohne Klick bleibt die Seite bei einer E-Mail-Alternative.

Google Calendar (booking, after a click)

The /book/ page embeds a calendar from Google to book a free intro call. The calendar only loads once you actively click “Load the booking calendar”; before that click, no connection is made to Google. Loading it sends your IP address and browser details to Google. Provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; any transfer on to Google LLC (USA) is covered under the EU-US Data Privacy Framework. The click itself is your consent under Art. 25(1) TDDDG; without it, the page stays on the email alternative.